Vaihde: 010 328 1000

Service Desk: 010 328 1010

Kuusi askelta onnistuneeseen ERP hankintaan

Julkaistu: 26.08.2019

Aiheet: . Blogi

« takaisin lemonnews etusivulle

Jakke Vyyryläinen

Jakke Vyyryläinen

Olen Lemonsoftin myyntijohtaja. IT-alalla olen toiminut 20 vuotta, josta valtaosan toiminnanohjauksen ja PK-yritysten liiketoiminnan kehittämisen parissa. Erityisesti tuotannolliset ja tukku-toimialan yritykset ovat lähellä sydäntäni. Haluan löytää yrityksille ratkaisuja, jotka auttavat heitä kehittämään omaa liiketoimintaansa ja menestymään. Ratkaisulähtöisyys ja toimintojen jatkuva kehittäminen ja ovat kiinnostukseni kohteet. Vapaa-ajalla minut löytää raskaan raudan ja raskaan rockin parista. Hyvä ruoka on myös tärkeä asia – viihdyn keittiössä, niin lieden ja uunin kuin ruokapöydänkin ääressä.

Tilaa uutiskirje!

ERP hankinta palaveriToiminnanohjausjärjestelmän uusiminen on aina iso puristus, oli kyseessä iso tai pieni yritys. Uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii extratyötä sekä opiskelua ja kun ne oikeatkin työt pitäisi ehtiä tekemään. Tiedotusvälineistä olemme lukeneet isoista pieleen menneistä ERP-projekteista, massiivisimpana esimerkkinä Lidlin 7 vuotta ja 500 miljoonaa euroa syönyt projekti, joka ei ikinä valmistunut. Megaluokan yritykset ovat oma lukunsa projektin laajuuden ja usein myös monimutkaisten prosessien myötä, mutta täysin vastaavat asiat koskevat myös pk-yritysten ERP-hankkeita.

Olen vuosien varrella vieraillut liki 1000 pk-yrityksessä ja samalla päässyt keskustelemaan toiminnanohjauksesta, yrityksen prosesseista ja luonnollisesti järjestelmien uusimisesta. Ajatuksia, tahtotiloja, toiveita ja varsinkin mielipiteitä järjestelmäprojekteihin liittyen on valtavasti ja vaihteluväli on vielä valtavampi. Toisen mielipide on, että kaikki tehdään itse kahdessa päivässä ja homma rokkaa viikossa. Toisten mielestä pelkästään määrittelyyn ja prosessien kuvaamiseen kuluu kuukausia. Mielestäni molemmat ääripäät ovat täysin hukassa totuuden kanssa.

Mitä sitten uuden toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa pitäisi huomioida?

  1. Kuvaa prosessit, mutta älä lukittaudu niihin

Järkevällä tasolla kuvatut prosessit ovat avainasemassa onnistuneeseen hankintaan. Prosessikuvaus ei ole yhdelle A4-arkille piiretyt laatikot: tarjouspyyntö -> tarjous -> tilaus -> valmistus -> lähetys -> laskutus. Tärkeää on, että prosessit on kuvattu riittävällä tarkkuudella ja että niihin voidaan tarvittaessa tehdä perusteltuja muutoksia. Näin saadaan toimintaa kehitettyä uuden järjestelmän avulla.

  1. Määrittele tavoitteet

Tärkein asia niin hankintavaiheessa kuin järjestelmän käyttöönottovaiheessakin on tavoitteet. Mitä uudelta järjestelmältä halutaan, mihin tämän hetken operatiivisiin haasteisiin halutaan helpotusta, miten toimintaa halutaan kehittää jne. Kun tavoitteet on määritelty selkeästi, aina löytyy jokin kohta (tavoite), johon peilata toiminnallisuutta tai prosessin muutosta.

  1. Mieti, mitä oikeasti haluat ja tarvitset – ole realisti

10 hyvää ja 8 kaunista – helppo luvata. Usein uutta järjestelmää haettaessa halutaan ”kuu taivaalta” – vaatimuksia, toiveita ja unelmia on niin paljon, että maailmassa ei ole järjestelmää joka niihin taipuisi. 80/20 –sääntö toimii tässäkin mielestäni hyvin. Hae toimintaa helpottavat ja tehostavat ratkaisut niihin asioihin, joita on paljon. Nice to have –tyyppisiä asioita on paljon, mutta harvalla meistä on autossa ilmastoidut ja hierovat istuimet, vaikka ne mukavat varmasti olisivatkin.   

  1. Määrittele

Kun edellä mainitut kolme kohtaa ovat kunnossa, on helppoa tehdä tarvemääritys siitä, mitä halutaan; mikä on järjestelmän laajuus, must have -asiat, nice to have -asiat, käyttäjämäärät jne. Hyvän tarjouspyynnön liitteenä on aina tarvemäärittely, jossa on kuvattu em. asiat.

  1. Ole avoin

Kerro toimittajaehdokkaille avoimesti liiketoiminnastasi, sen haasteista ja kehityskohteista, sekä tavoitteista, mihin yritystä halutaan viedä. Kun toimittajaehdokkailla on tietoa liiketoiminnasta, he pystyvät tuomaan ratkaisuehdotuksia ja uusia ideoita tai ajatuksia, kuinka arkipäivän haasteisiin löytyy helpottavia ratkaisuja. ERP-toimittajat haluavat kyllä aidosti auttaa ja tuoda liiketoimintaa helpottavia ratkaisuja, kommunikaatio ja asioiden ymmärtäminen eri tavalla tuo vain välillä omat haasteensa. Avoimella keskustelulla tämä helpottuu.

  1. Varmista, että toimittajaehdokas ymmärtää liiketoimintaasi

Edellä mainittu avoimuus on myös hyvä tapa kartoittaa, onko järjestelmän tarjoaja kartalla liiketoimintaymmärryksen suhteen. Kukaan ei tunne liiketoimintaasi yhtä hyvin kuin sinä, mutta varmista, että toimittajaehdokas ymmärtää, mistä on kyse. Jos toimittajaehdokas ei tunnu kolmannellakaan selityksellä ymmärtävän mistä isossa kuvassa on kyse, hän tuskin pystyy myöskään tuomaan liiketoimintaa kehittäviä ratkaisuja. Parhaimmillaan liiketoimintaa ymmärtävä toimittaja voi löytää yrityksen toiminnasta sellaisia asioita, joita itselle ei ole tullut mieleenkään – on vain aina toimittu näin. Tällä tavoin toiminta kehittyy ja investoinnin takaisinmaksuaika lyhenee.

Kun nuo asiat on varmistettu hankinta todennäköisesti onnistuu. Ja onnistunut hankinta varmistaa sen, mitä lopulta kaikilla investoinneilla ja kehitysasioilla halutaan: tehokkuutta, kustannussäästöjä ja parempaa tulosta.

Lue kattavat vinkit ERPin hankintaan oppaastamme >>



Oletko hankkimassa ensimmäistä toiminnanohjausjärjestelmää? Kenties vaihtamassa vanhaa uuteen ja ehompaan?

Jätä yhteydenottopyyntö, niin otamme sinuun yhteyttä mahdollisimman pian.

Ota yhteyttä

« takaisin lemon news etusivulle

Jakke Vyyryläinen

Jakke Vyyryläinen

Olen Lemonsoftin myyntijohtaja. IT-alalla olen toiminut 20 vuotta, josta valtaosan toiminnanohjauksen ja PK-yritysten liiketoiminnan kehittämisen parissa. Erityisesti tuotannolliset ja tukku-toimialan yritykset ovat lähellä sydäntäni. Haluan löytää yrityksille ratkaisuja, jotka auttavat heitä kehittämään omaa liiketoimintaansa ja menestymään. Ratkaisulähtöisyys ja toimintojen jatkuva kehittäminen ja ovat kiinnostukseni kohteet. Vapaa-ajalla minut löytää raskaan raudan ja raskaan rockin parista. Hyvä ruoka on myös tärkeä asia – viihdyn keittiössä, niin lieden ja uunin kuin ruokapöydänkin ääressä.

Tilaa uutiskirje!