Vaihde: 010 328 1000

Service Desk: 010 328 1010

Määritä käyttöönotolle tavoitteet

Julkaistu: 21.11.2016

Aiheet: . Blogi

« takaisin lemonnews etusivulle

Jakke Vyyryläinen

Jakke Vyyryläinen

Olen Lemonsoftin myyntijohtaja. IT-alalla olen toiminut 20 vuotta, josta valtaosan toiminnanohjauksen ja PK-yritysten liiketoiminnan kehittämisen parissa. Erityisesti tuotannolliset ja tukku-toimialan yritykset ovat lähellä sydäntäni. Haluan löytää yrityksille ratkaisuja, jotka auttavat heitä kehittämään omaa liiketoimintaansa ja menestymään. Ratkaisulähtöisyys ja toimintojen jatkuva kehittäminen ja ovat kiinnostukseni kohteet. Vapaa-ajalla minut löytää raskaan raudan ja raskaan rockin parista. Hyvä ruoka on myös tärkeä asia – viihdyn keittiössä, niin lieden ja uunin kuin ruokapöydänkin ääressä.

Tilaa uutiskirje!

Uusi toiminnanohjausjärjestelmä – tuskaiset 12 kuukautta?

Valtava innostus, julmettu hämminki, hitonmoinen sekaannus, järkiintyminen ja ”pelastetaan se, mikä pelastaa voidaan”. Käyttöönottoprojektin vaiheet? Toivottavasti vain sarkastisesti, mutta kyllä vitsissä piilee toisinaan myös totuuden siemen.

Tyypillisesti käyttöönottoa ei alkuinnostuksen vallassa muisteta kunnolla valmistella eikä suunnitella tai aikatauluttaa realistisesti. Kun jonkin palaverin yhteydessä huomataan, että muutosvastarinta on korkeampi kuin innostus, tehdään hätäisiä korjausliikkeitä. Kiireessä tehdyillä korjauksilla saadaan harvoin onnistunutta lopputulosta, lähinnä koetetaan minimoida vahingot.

Tyypillisimmät asiat, jotka voidaan pilata jo ennen hankkeen alkua ovat aikataulu, budjetti ja suunnitelma (tai sen puute). Tehdään epärealistiset tavoitteet, eikä mietitä kokonaisuutta tai määritellä tavoitteita.

Olemme Lemonsoftilla koonneet listan jota seuraamalla, meidän kokemukseemme ja asiakaskunnastamme saatuun palautteeseen perustuen, hanke saadaan valmisteltua ja vietyä maaliin kunnialla. Pureudutaan tässä ensimmäiseen ja kaikkein tärkeimpään kohtaan, tavoitteisiin.

ERP unelma vai konkreettinen tavoite

Sanotaan, että tavoite ilman suunnitelmaa on vain unelma. Tämä sopii hyvin myös järjestelmähankkeeseen.

Ensimmäinen asia onnistuneessa järjestelmähankkeessa lähtee liikkeelle jo huomattavasti ennen kuin vaihtoehtoisia järjestelmiä edes evaluoidaan tai vertaillaan. Oppikirjamaisesti käyttöönottoon liittyvä projekti voidaan jakaa neljään päävaiheeseen; suunnittelu, käynnistäminen, toteutus ja päättäminen. Päävaiheet, erityisesti toteutus, on syytä jakaa useampiin alivaiheisiin. Yksittäisenä kokonaisuutena toteutus on usein liian iso pala hallittavaksi.

Pelkkä vaiheistus ei kuitenkaan riitä. Aikataulu, budjetti, roolit, vastuut ja riskienhallinta ovat myös tärkeitä huomioida. Projektipäällikön merkitys on myös erittäin tärkeä, erityisesti projektin onnistumisen ja aikataulussa pysymisen näkökulmasta. Kaikkien edellämainittujen ohi, mielestäni tärkeimmäksi asiaksi onnistuneessa projektissa nousee kuitenkin yksi asia; tavoite – mitä ylipäätään tavoitellaan ja millä ja kuinka mitataan, että tavoite on saavutettu.

Ensimmäisenä tulee siis määritellä selkeät ja mitattavat tavoitteet – mitä uudella järjestelmällä halutaan saavuttaa nyt ja jatkossa. Tavoitteiden tulee olla konkreettisia ja toteuttamiskelpoisia, mutta niiden pitää myös haastaa organisaatiota.

Kuu taivaalta vai joustavuutta resursointiin ja jälkilaskelmat kuntoon

Halutaan nykyistä uudenaikaisempi ratkaisu, halutaan karsia manuaalisia työvaiheita, halutaan tehokas resursointi, tavoitellaan liikevaihdon kasvua kasvattamatta toimihenkilöiden lukumäärää. Hyviä tavoitteita, mutta se konkretia. Konkretisoidaan siis em. ajatukset tavoitteiksi:

  • uusi toiminnanohjaus käyttöön tilikauden 2020 alusta
  • tekninen ratkaisu sellainen, jonka käyttöikä ja tuki jatkuu 10 vuotta
  • käytettävissä ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta myös mobiilisti
  • x ja y raportit reaaliaikaisesti, ilman excel-jumppaa
  • kokonaisjärjestelmän avulla toimintamalli niin, että edellisen kuun tulos on selvillä kuukauden 7. päivä
  • laskutus- ja tilaus/toimitusprosessi järjestelmän avulla siten, että liikevaihdon budjetoitu 17% kasvu (oletuksena sama kasvuprosentti käsiteltävien tilausten määrässä) voidaan hoitaa nykyhenkilöstöllä -> tilauksen käsittelyn nopeutus x%
  • Toimitusvarmuuden kasvu 10%-yksikköä, tavoite 95%

Nyt on konkreettisia numeroita, tavoitteita ja lähtökohdat mittareille. Sitten vaan toteuttamaan, eikös!

 



Oletko hankkimassa ensimmäistä toiminnanohjausjärjestelmää? Kenties vaihtamassa vanhaa uuteen ja ehompaan?

Yhteydenottopyynnön jättämällä otamme teihin yhteyttä mahdollisimman pian.

Ota yhteyttä

« takaisin lemon news etusivulle

Jakke Vyyryläinen

Jakke Vyyryläinen

Olen Lemonsoftin myyntijohtaja. IT-alalla olen toiminut 20 vuotta, josta valtaosan toiminnanohjauksen ja PK-yritysten liiketoiminnan kehittämisen parissa. Erityisesti tuotannolliset ja tukku-toimialan yritykset ovat lähellä sydäntäni. Haluan löytää yrityksille ratkaisuja, jotka auttavat heitä kehittämään omaa liiketoimintaansa ja menestymään. Ratkaisulähtöisyys ja toimintojen jatkuva kehittäminen ja ovat kiinnostukseni kohteet. Vapaa-ajalla minut löytää raskaan raudan ja raskaan rockin parista. Hyvä ruoka on myös tärkeä asia – viihdyn keittiössä, niin lieden ja uunin kuin ruokapöydänkin ääressä.

Tilaa uutiskirje!