”Monimutkaisuus on vihollisemme. Kuka tahansa hölmö voi keksiä jotain vaikeaa. Yksinkertaisuuden keksiminen vaatii todellista taitoa.”
Edellä oleva on vapaa suomennos Virgin-yhtiöiden perustajan Richard Bransonin lauseesta. Lause on luonnollisesti kärjistetty, mutta siihen liittyy mielestäni paljon viisautta monella tasolla. On suhteellisen helppoa luoda prosesseja, jotka kaavioksi piirrettynä muistuttavat hämähäkinseittiä. On myös helppoa laatia työohjeita, joiden tulkitseminen vaatii tohtorin väitöskirjan tai ylipäätään sellaisia toimintamalleja, joissa ”byrokratiaan” kuluu enemmän aikaa, kuin itse tehtävään.
Kaikki tämä ajatellaan kehityksenä ja toimintamallin parantamisena, mutta onko asia todellisuudessa näin? Väittäisin, että ei ole. On selvää, että esimerkiksi hygieniaan tai turvallisuuteen liittyvien asioiden kanssa pitää noudattaa suurta tarkkuutta sekä ohjeita, jotka väistämättä aiheuttavat useita tarkastuksia tai välivaiheita. Mutta. Suurimmassa osassa prosesseja tai toimintamalleja ei ole em. kaltaisia vaatimuksia. Miksi siis teemme asioita monimutkaisesti?
Väitän, että tähän liittyy ainakin seuraavat 3 asiaa:
Raha. Miksi pitäisi investoida johonkin sellaiseen, joka voidaan ”hoitaa excelillä”, kun se excel kuitenkin on olemassa. Ajattelemme lyhytnäköisesti vain kuluvaa ajan hetkeä, emme lainkaan sitä, että manuaalisesti tehty prosessin vaihe ottaa x aikaa per suoritus tai kappale. Automatisoinnilla tai tehokkaammalla työkalulla vaiheeseen kuluva voidaan puolittaa. Tällöin samalla henkilömäärällä voidaan tuplata vaiheen tuottavuus.
Luottamus. Usein sanotaan, että on helpompaa valvoa kuin luottaa. On siis helppoa lisätä prosesseihin valvontaa ja raportointia, kuin luottaa, että ihmiset toimivat oikein ja sovitulla tavalla. Yksittäinenkin poikkeama yleensä lisää valvontaa, mutta toisinpäin kehitystä – siis valvonnan vähenemistä tapahtuu vain harvoin. Kun opimme luottamaan, voidaan montaa toimintoa kehittää ja tehostaa.
Ymmärtämättömyys. Prosessia suorittavat henkilöt ja prosessia suunnittelevat henkilöt eivät ymmärrä toisiaan tai keskustele riittävästi. Ei myöskään ole yhteistä näkemystä siitä, mitä halutaan saavuttaa ja millä keinoin.
Asioita on varmasti muitakin, mutta edellä mainittuihin kolmeen asiaan keskittymällä ollaan jo hyvällä tiellä kohti jotain yksinkertaista ja tehokasta. Lean-filosofian mukaan toiminta tehostuu, kun kokonaisprosessin kannalta tarpeettomat vaiheet poistetaan tai optimoidaan. Pyritään saamaan hukka pois.
Toimiva tietojärjestelmä on yksi, merkittävä askel kohti toiminnan tehostamista. Nykyaikainen, yrityksen tarpeeseen soveltuva järjestelmä tarjoaa paljon mahdollisuuksia prosessien kehittämiseen ja yksinkertaistamiseen.
Me Lemonsoftilla olemme keskittyneet yrityksen prosessien digitalisointiin ja tehostamiseen tietojärjestelmien avulla. Tuotamme ratkaisuja, joiden avulla yritys voi tehostaa prosessejaan ja tehdä monimutkaisista asioista yksinkertaisia. Tämä tekee työstä mielekkäämpää, kehittää yhteistyötä ja lopulta parantaa yrityksen tulosta.
Ota yhteyttä! Keskustelemme mielellämme, miten voimme olla avuksi sinun yrityksellesi!
