Miten sitä ennen on pärjättykään ilman nykyaikaista taloushallinto-ohjelmistoa? Kuittimappi tai pahimmassa tapauksessa pussi on tuotu kirjanpitäjälle lähellä alv-päivää. Siitä sitten kirjanpitäjä on aloittanut kuittien järjestämisen ja arvailun, että mihinkähän tämäkin on ostettu. Tiliotteella näkyy summia, joihin ei ole kuittia. Verottaja alkaa hätistää huomenna ja tässä on viisi muutakin kirjanpitoa hoidettavana.
Naputellaan kuitit ohjelmaan niiltä osin kuin niitä on. Oikaistaan seuraavassa, jos kuitteja tai selvityksiä tulee lisää. Tosin yrittäjä joutuu maksamaan alvia hieman reilummin.
Melkoinen sekasotku. Vaatii kirjanpitäjältä paljon aikaa sekä keskittymistä, jotta tästä toimintatavasta saadaan kaikkien taiteen ja verottajan sääntöjen mukainen kirjanpito.
Nykyaikainen taloushallinto-ohjelmisto toimii asiakkaan kanssa samassa ympäristössä. Kuitteja ei tarvitse enää toimittaa kirjanpitäjälle, eikä kirjanpitäjä yleensä niitä enää haluakaan. Hidastaa vain työtä ja aiheuttaa asiakkaalle lisäkuluja.
Järjestelmässä asiakas hoitaa myyntilaskut itse ja ostotilaukset ovat odottamassa ostolaskujen kohdistusta. Luottokorttikuitit kuvataan kännykällä ja ne odottavat laskun tarkastusta järjestelmässä. Jos asiakas käyttää kaikki modernin taloushallinto-ohjelmiston mahdollisuudet, kuitteja ei enää toimiteta tilitoimistolle.
Oikein käytettynä tästä hyötyvät kaikki. Kirjanpitäjälle työ on mielekästä ja hän saa työnsä tehtyä kaikkien sääntöjen mukaan. Tilitoimistobisnes on kannattavaa ja he pystyvät tarjoamaan entistä parempia palveluja asiakkaille. Lopulta kuitenkin asiakas on se joka maksaa kaikki lisäselvittelyt ja sekaannukset.
Toimimalla tehokkaasti prosessien mukaisesti, kaikki hyötyvät.
