Olen saanut katsoa aitiopaikalta yritysten talous- ja palkkahallinnon sekä näitä hoitavien tilitoimistojen kehittymistä 90-luvun puolivälistä lähtien. Olen kasvavissa määrin päässyt kehittämään erikokoisten yritysten sekä tilitoimistojen talouden prosesseja. Minulta viime aikoina yhä enemmän kysytty, että ovatko tilitoimistot digitalisoituneet?
Vastaan tähän aina vastakysymyksellä: Mitä tarkoitetaan aidolla digitalisoitumisella? Tähän liittyy vielä toinen tärkeä kysymys: Ohjaako tilitoimisto asiakkaan talouden prosesseja vai ohjaako asiakas tilitoimiston talouden hoitamisen prosesseja ja voivatko talouden prosessit olla jotenkin kytköksessä yrityksen reaaliprosesseihin?
Mitä on aidosti digitalisoitu taloushallinto?
Tässä tyypillinen prosessi tilitoimistossa tai asiakkaan InHouse-taloushallinnossa:
Vaihe 1. Asiakas naputtelee kannettavalla tietokoneellaan myyntilaskun tietojärjestelmään ja sieltä tilitoimisto tai asiakas lähettää sen verkkolaskuna asiakkaalle. Tilitoimisto tarkistaa päivittäin sähköiset tiliotteet ja kirjaa viitteettömät suoritukset järjestelmään ja tarkistaa myyntireskontran saldon pääkirjanpitoon. Myyntireskontra täsmää ja asiat on siis hyvin hoidettu.
Vaihe 2. Asiakkaan tietojärjestelmään tulee ostolasku. Tilitoimisto laittaa kirjanpidon tilit ostolaskun taakse tai käyttää järjestelmän oletustiliöintejä ja tarkistaa rivit, laittaa ostolaskun hyväksyttäväksi asiakkaalle. Asiakkaan hyväksynnän jälkeen tilitoimisto laittaa ostolaskun maksuun ja tieto siirtyy tai siirretään kirjanpitoon. Tilitoimisto tarkistaa päivittäin sähköiset tiliotteet ja kirjaa sekä tarkistaa maksusuoritukset järjestelmään ja tarkistaa ostoreskontran saldon pääkirjanpitoon. Ostoreskontra täsmää ja asiat on siis hyvin hoidettu.
Vaihe 3. Kirjanpitäjä kirjaa seuraavassa kuussa poistot, jaksotukset ja muut muistiotositteet. Asiakkaalle raportoidaan kuukauden luvut sähköisesti tai järjestelmän sisällä. Sitten mahdollisesti keskustellaan näistä luvuista.
Onko edellä kuvattu esimerkki aidosti digitalisoidusta taloushallinnosta? Jos katsotaan viisi vuotta taaksepäin, niin vastaus on ehdottomasti KYLLÄ. Jos mietitään vuotta 2022, niin vastaus on ikävä kyllä EI. Perusteluna väittämälleni toimii prosessien pilkkominen palasiksi. Prosesseissa on niin monta päällekkäistä, turhaa ja manuaalista työvaihetta, että tuossa yhteydessä ei voida puhua aidosta digitalisaatiosta.
Vaihe 1. Miksi asiakas naputtelee myyntilaskun järjestelmään? Eikö kaikki asiat myyntilaskua varten ole jo tiedossa, ennen kuin illalla istutaan koneelle tekemään sähköisiä myyntilaskuja?
Vaihe 2. Tämä lähtee jo väärälle uralle siinä vaiheessa, kun tilitoimisto tiliöi tai tarkistaa tiliöinnit. Tästä eteenpäin on niin monta manuaalista ja päällekkäistä vaihetta, että blogista syntyisikin äkkiä romaani, jos kaikki työvaiheet kirjoitettaisiin auki. Kun nämä asiat toistuvat kymmenillä asiakkailla kymmeniä kertoja kuukaudessa, niin siitä voi päätellä onko toiminta digitalisoitunutta vai ei.
Kuka ohjaa talouden prosesseja ja ovatko ne kytköksissä asiakkaan reaaliprosesseihin?
On helppo sanoa, että kyllä me tekisimme toisin, mutta kun tuo asiakas ei vaan halua tehdä asioita sillä tavalla. Minä väitän, että kyllä se asiakas haluaa, kun näkee hyödyt. Niin rahalliset, ajalliset kuin konsultatiiviset.
Tilitoimistojen käyttämät järjestelmät ovat valitettavasti valtaosin tehty tilitoimiston näkökulmasta ja niitä on kehitetty pakollisiin sähköisiin prosesseihin, joita edellä esimerkeissä kuvasin. Onko siis kovin suuri ihme, että asiakas ei halua sitä järjestelmää käyttää? Se on kehitetty tilitoimiston, eikä asiakkaan näkökulmasta.
Nämä järjestelmät on kehitetty niin, että tilitoimiston kirjanpitäjä voi tehdä kymmenien asiakkaiden asioita mahdollisimman joustavasti. Asiakkaalle se on kankea ja siitä näkyy vain osa talouden asioista. Koska se kirjanpito nyt vaan on sellaista salatiedettä, ettei sinne nyt sitä asiakasta voi päästää. Niinpä.
Asiakas ei varmastikaan tiedä, mitä tarkoitusta varten hän on sen ”Dewalt XR DCC018N 18V akkuilmapumppu runko” -tuotteen ostanut ja miten pitkään sitä on tarkoitus käyttää. Eihän asiakas sitä tiedä, mutta kyllä kirjanpitäjä tietää! Ai niin, jos se ei kirjanpitäjälle googlettamalla selviä, niin kysytään sitä asiakkaalta sähköpostilla. Kyllä asiakas siihen sitten vastaa ja voidaan pallotella sähköpostia edestakaisin, että siitä jää varmasti todistettava jälki tilintarkastajaa varten. Vai voisiko se olla niin, että asiakas tietää ostoksen tulleen työkaluksi eikä eteenpäin myytäväksi tai vaimolle kakun leipomiseen? Mitä jos asiakas olisi ennen kirjanpitäjän tiliöintiä kertonut jo ostolaskua hyväksyessään, mihin tarkoitukseen laite on hankittu, miten pitkään hän sitä aikoo käyttää ja samalla hyväksyy laskun maksettavaksi? Lasku menee automaattisesti maksuun ja kirjanpitoon. Järjestelmä täsmäyttää ostoreskontran pääkirjanpitoon ja asiat on siis hyvin hoidettu. Pelkästään tämä yksi muutos ajattelussa tekee talouden hoidosta huomattavasti suoraviivaisempaa ja digitaalisesti hallinnoitavaa.
LemonSmart
Päästyäni nyt näkemään yrityksen sisällä Lemonsoftin tuotteita ja tuotefilosofiaa, minun täytyy myöntää, etten tiennyt miten pitkälle automatisaatio tai digitalisaatio on Lemonsoftissa viety. Jo olemassa olevat tuotteet integroituvat yrityksen reaali- ja talousprosesseihin, poistaen valtaosan manuaalisista työvaiheista. Jos niitä vain käytettäisiin oikein.
Ihmettelin tätä dilemmaa toimitusjohtaja Kari Joki-Hollannille ja hän kertoi oman mielipiteensä tapansa mukaan suoraan: ”Mitä, eivätkö tilitoimistot oikeasti käytä ostolaskujen tiliöintiin, kirjanpitoon ja maksatukseen siirron automaatiota? Tehdään sitten sellainen järjestelmä, jossa ei ole vaihtoehtoa”.
Tähän saumaan ja tyypillisen pienasiakkaan prosesseihin lanseeraamme nyt LemonSmartin. Ohjelma, joka on asiakkaalle käytännössä ilmainen. Ohjelma, joka pakottaa tilitoimiston prosessit tulevaisuuden tarpeisiin. Väitän, että tämä on nykypäivän tilitoimistoille pakollinen muutos. Se, joka on kulun tai myyntilaskun aiheuttanut, tietää parhaiten mihin tämä asia liittyy. Asiakas tai asiakkaan työntekijä tietää, mihin myynti- tai ostolasku kohdistuu.
Tilitoimistolle jää kaikkein tärkeimmät tehtävät: asiakkaan auttaminen, neuvominen, ohjaaminen ja kumppanina oleminen. Ne tilitoimistot, jotka oivaltavat tämän tulevat pärjäämään tulevaisuudessa. Tänään työuraa aloittava henkilö on kymmenen vuoden kuluttua edennyt urallaan päättävään asemaan ja hän tulee taatusti tekemään ratkaisuja, jotka helpottavat hänen elämäänsä ja ovat kustannustehokkaita. Viimeistään silloin ei päätöksenteossa ole sijaa kalliille, hitaille ja virhealtteille manuaalisille työvaiheille.
Lue lisää LemonSmartista >>
