Vaihde: 010 328 1000

Service Desk: 010 328 1010

Tuntikirjaussoppa

Julkaistu: 11.09.2019

Aiheet: Blogi . Resurssien- ja projektinhallinta

« takaisin lemonnews etusivulle

Jakke Vyyryläinen

Jakke Vyyryläinen

Olen Lemonsoftin myyntijohtaja. IT-alalla olen toiminut 20 vuotta, josta valtaosan toiminnanohjauksen ja PK-yritysten liiketoiminnan kehittämisen parissa. Erityisesti tuotannolliset ja tukku-toimialan yritykset ovat lähellä sydäntäni. Haluan löytää yrityksille ratkaisuja, jotka auttavat heitä kehittämään omaa liiketoimintaansa ja menestymään. Ratkaisulähtöisyys ja toimintojen jatkuva kehittäminen ja ovat kiinnostukseni kohteet. Vapaa-ajalla minut löytää raskaan raudan ja raskaan rockin parista. Hyvä ruoka on myös tärkeä asia – viihdyn keittiössä, niin lieden ja uunin kuin ruokapöydänkin ääressä.

Tilaa uutiskirje!

lemonsoft tuntikirjaus”Kuusi tippaa sammakonsylkeä, kahdeksan korpin kynttä, neljätoista rihmaa hämähäkinseittiä...” oli Matami Mimmin mystinen resepti johonkin loitsuun tyttäreni sarjakuvassa.

Tuntikirjauksissa tai työajanseurannassa tuntuu olevan usein samanlaista mystiikkaa. Tai vähintään monimutkaisia, sekaviakin sovittuja käytäntöjä, joista oikein kukaan ei tunnu tarkalleen edes tietävän, miten toimia. On vain aina toimittu näin.

Työajanseuranta pitäisi olla eräs yksinkertaisimmista toiminnoista, joita yrityksessä on. Kirjataan työtunnit sekä projekti tai työnumero, johon tehty työ kohdistuu. Usien tilanne on kuitenkin päin vastainen; joko halutaan jyvittää tehty työ sekunnin tarkkuudella (on toki toimialoja, joissa tuo on perusteltua) tai sitten oletetaan, että ”tunnit vain tulevat jostain”, ilman että kukaan niitä kirjaa mihinkään.

Kaikkein yleisin sekaannuksen kohta on, mitataanko läsnäoloa vai sitä, että oikeasti tehdään jotain. Läsnäolo alkaa siitä, kun ”leimataan sisään” ja katkeaa, kun poistutaan ruokatauolle tai ”leimataan ulos”. Tällöin seurataan läsnäoloaikaa, joka useassa yrityksessä on myös palkanmaksun peruste. Tässä ei oteta vielä kantaa siihen, onko päivän aikana potkiskeltu kiviä vai oikeasti tehty jotain. Läsnäoloaika voi sitten kohdistua yhdelle projektille tai jakautua useammalle työlle. Läsnäoloseuranta toimii hyvin palkanmaksun perusteena, mutta esim. jälkilaskelmia varten tai laskutustiedoksi sen tietosisältö on riittämätön.

Jälkilaskelmat tai projektin seuranta on tärkeä osa menestyvän yrityksen raportointia. Sen avulla nähdään, onko projekti ollut tuottava, onko hinnoittelu oikealla tasolla, ollaanko tekemisessä ylipäätään tehokkaita tai hukkuuko  tulos vaikkapa ”susikappaleisiin” heikon laadun myötä. Paikkansa pitävät jälkilaskelmat edellyttävät, että tehdyt työtunnit kirjataan töille/projekteille oikealla tarkkuudella. Mitä henkilötyövaltaisempaa tekeminen yritykessä on, sitä merkittävämpään asemaan työajan kohdistukset työnumeroille nousevat.

Oman, noin tuhanteen pk-yritykseen perustuvan kokemuksen perusteella työajan kirjauksiin liittyvissä asioissa on paljon parannettavaa. Läsnäoloaikaa kyllä seurataan, osin varmasti lakisääteisyyden takia, mutta sen tarkempi jyvittäminen yksittäisille töille on useassa tapauksessa hyvin vajavaista. Jälkilaskelmia hyödynnetään heikosti, niiden työosuus on vain laskennallinen tai pahimmassa tapauksessa jälkilaskelmia ei tehdä käytännössä lainkaan.

Ensimmäinen askel kohti parempaa on päättää, mitä seurataan ja millä tarkkuudella. Sen jälkeen sovitaan ja jalkautetaan toimintamallit, miten tunnit kirjataan. Teknistä ongelmaa tuntien kirjaamisesta ei tule, nykyaikaisilla työkaluilla tuntien kirjaaminen ja kohdistaminen onnistuu ajasta ja paikasta riippumatta.

Lue lisää LemonTime mobiilisovelluksesta tai ratkaisustamme työajan seurantaan.



Oletko hankkimassa ensimmäistä toiminnanohjausjärjestelmää? Kenties vaihtamassa vanhaa uuteen ja ehompaan?

Jätä yhteydenottopyyntö, niin otamme sinuun yhteyttä mahdollisimman pian.

Ota yhteyttä

« takaisin lemon news etusivulle

Jakke Vyyryläinen

Jakke Vyyryläinen

Olen Lemonsoftin myyntijohtaja. IT-alalla olen toiminut 20 vuotta, josta valtaosan toiminnanohjauksen ja PK-yritysten liiketoiminnan kehittämisen parissa. Erityisesti tuotannolliset ja tukku-toimialan yritykset ovat lähellä sydäntäni. Haluan löytää yrityksille ratkaisuja, jotka auttavat heitä kehittämään omaa liiketoimintaansa ja menestymään. Ratkaisulähtöisyys ja toimintojen jatkuva kehittäminen ja ovat kiinnostukseni kohteet. Vapaa-ajalla minut löytää raskaan raudan ja raskaan rockin parista. Hyvä ruoka on myös tärkeä asia – viihdyn keittiössä, niin lieden ja uunin kuin ruokapöydänkin ääressä.

Tilaa uutiskirje!