Tässä roolissa saan tehdä myös käyttöönottojen määrittelyä. Se on erittäin mielenkiintoista hommaa. Toisinaan toistetaan samoja kaavoja ja usein asiakkaiden prosessit ovat hyvin samanlaisia. Joillakin asiakkailla on kova halua kehittää kaikki prosessit kerralla aivan uudelle digitaaliselle tasolle. Poistetaan kaikki paperi käytöstä ja räjäytetään kerralla koko potti.
Kaunis ajatus, mutta se vaatii toisilla älyttömästi töitä ja toisilta vain töitä, töitä ja töitä. Kyllä minunkin mielestä siihen pitää pyrkiä. Digitalisoimalla kaikki manuaaliset prosessit, saavutetaan merkittäviä kustannussäästöjä ja henkilöstön työhyvinvointi kasvaa työn mielekkyyden kasvaessa. Mutta millä aikataululla ja kehitysaskeleilla siihen mennään, onkin tämän jutun juoni.
Muutamissa määrittelyissä asiakas on halunnut ottaa Lemonsoftin käyttöön täysin samoilla prosesseilla kuin nykyistä erppiä käytetään. Hyvin pitkälle se onnistuu, Lemonsoftillakin asioita voi tehdä hyvin perinteisesti papereita hyödyntäen. Toisaalta yleensä tulee vastaan asioita, jotka nyt uuden järjestelmän myötä tulee tehdä toisin.
Aluksi hieman ihmettelin, että mitä järkeä tässä on. Samalla voisi kehittää prosesseja sähköisemmäksi, nauttia digitalisoinnin tuomista eduista jo muutaman kuukauden kuluttua. Uutta opeteltavaa on uuden järjestelmän kanssa joka tapauksessa, niin samalla menisi asioiden digitalisoiminen.
Mutta koin valaistuksen keskustellessani asiakkaan kanssa. Ajatellaanpa asiaa tulevan käyttäjän näkökulmasta: Opetellaanko vain uusi järjestelmä pienillä toimintamallimuutoksilla vai opetellaanko sekä järjestelmä että tekeminen uusiksi?
Oppimisen määrässä saattaa olla hyvinkin suuri ero. Jos ennen on ohjattu tuotantoa ja keräilyjä paperilla, niin uudessa mallissa kaikki olisi tietokoneilla tai kännykässä. Ennen paperit oli hienosti omissa lokeroissaan: työjono, kesken, valmiit, toimitettu jne. Yksinkertaista, eikö totta? Mutta nyt pitää raportoida koneelle kaikki, kertoa määriä, poikkeamia, osakulutusta, tuotantoaikoja ja vaikka mitä. Onhan siinä iso ero siihen verrattuna, että olet ennen kaivanut kynän taskusta ja merkannut, että viisi kappaletta meni.
Oppimisen kannalta ajateltuna, onko parempi, että ns. taustajoukot ja pääkäyttäjät osaavat ohjelman kunnolla, ymmärtävät mahdollisuudet ja vasta tämän jälkeen lähdetään digitalisoimaan sekä ottamaan suuret käyttäjämassat mukaan.
Mitäs mieltä olet, kertarytinä vai ainainen kitinä?
