Maailma on täynnä dataa ja sen määrä lisääntyy jatkuvasti. Ja vaikka tarkastelemme datan määrää vain yksittäisen yrityksen näkökulmasta, on määrä yhä suuri. Se, hyödynnätkö dataa tehokkaasti, onkin toinen kysymys.
Älä kuitenkaan vaivu synkkyyteen datamäärän äärellä. Hyvä uutinen on, että käytettävissä olevan datamäärän lisäännyttyä, myös raportointityökalut ovat kehittyneet.
Modernin raportointijärjestelmän avulla jokainen yrityksessäsi kirjattu tunti, laskurivi tai crm-kirjaus ovat dataa, joka on mahdollista valjastaa päätöksentekoa edesauttavaksi tiedoksi – parhaassa tapauksessa täysin automaattisesti.
Yhdistämällä, rikastamalla ja visualisoimalla liiketoimintaprosessiesi tuottamaa raakadataa, voit tuottaa tietoa, joka auttaa yritystäsi menestymään paremmin.
Haluatko tietää enemmän? Lataa oppaamme: Parempia päätöksiä tiedon avulla
Löydä uusia näkökulmia tehokkaalla raportointijärjestelmällä
Moderni raportointijärjestelmä ei ainoastaan tee datasta miellyttävämmän näköistä ja käytettävämpää, vaan lisäksi se tuo esille näkökulmia, jotka jäisivät muuten helposti huomiotta.
Jokainen meistä tarkastelee liiketoimintaansa itselleen tutuista näkökulmista. Saatamme kokea tuntevamme yrityksemme liiketoiminnan läpikotaisin, mutta ilman dataa kyse on kuitenkin vain oletuksista. Datan avulla voit osoittaa oletukset oikeiksi tai vääriksi.
Data tarjoaa yrityksellesi puolueettomia näkökulmia, mikä puolestaan vähentää virheellisistä oletuksista johtuvia vääriä päätöksiä.
Tee datasta ymmärrettävää visualisoimalla
Visualisoinnilla voit vaikuttaa merkittävästi siihen, minkälaisen tarinan luvut lukijalleen kertovat. Kauniit kuvaajat tekevät luvuista helposti lähestyttäviä ja ymmärrettäviä, mutta niillä voidaan vaikuttaa myös niiden välittämään viestiin.
Todennäköisesti raportin lukija tulkitsee näytön yläreunassa isoina esitetyt tunnusluvut tärkeämmiksi, kuin taulukkoihin piilotetut yksityiskohdat. Toisaalta esimerkiksi punaisella fontilla esitetyt tunnusluvut välittävät erilaisen viestin kuin vihreällä esitetyt.
Vaikka lähtödatan oikeellisuus ja tarkkuus ovat raportoinnin tärkeimmät tekijät, ei esitystapojen merkitystä tule väheksyä. Visuaalisilla esitystavoilla voi olla merkittävä vaikutus siihen, minkälaisiin päätöksiin ja käytännön toimiin ne johtavat.
Visuaalisuus tekee tiedosta myös helpommin lähestyttävää ja ymmärrettävää suuremmalle joukolle ihmisiä, mikä tekee tiedon jakamisesta helpompaa ja vaikuttavampaa
Sitouta ihmisiä laadukkaalla raportoinnilla
Hyvin toteutetulla tiedon jakamisella voit vaikuttaa ihmisten sitoutumiseen ja työn merkityksellisyyden kokemukseen.
Raportoinnin jakamiseen liittyy aina tasapainoilu liian laajan ja liian suppean raportoinnin välillä. Eri henkilöillä on erilaiset tiedon tarpeet ja osaamistasot. Kullekin sopivan raportoinnin toteuttamista helpottaa huomattavasti modernien raportointijärjestelmien joustava käyttöoikeuksien hallinta. Voit tuottaa henkilöstölle ja sidosryhmille hyvinkin räätälöityä raportointia kohtuullisella työmäärällä.
Tiedon jakamisen suunnittelussa on syytä huomioida ainakin nämä neljä seikkaa:
- Mitä tietoa voin jakaa kullekin kohderyhmälle tiedon luottamuksellisuuden näkökulmasta?
- Mikä tieto on kohderyhmälle tärkeää heidän työnsä näkökulmasta? Liika tieto heikentää työn tehokkuutta ja vaikeuttaa päätöksentekoa.
- Mitkä ovat vaikuttavimmat esitystavat kullekin kohderyhmälle?
- Huomioi porautumismahdollisuudet raakadataan, huomioiden samalla luottamuksellisuus ja tarpeellisuus.
Excelille on paikkansa, mutta ei jatkuvassa raportoinnissa
Monella meistä on viha-rakkaussuhde Exceliin. Se on korvaamaton monitoimityökalu, joka samalla aiheuttaa pullonkauloja raportointiin. Excel raportointityökaluna aiheuttaa aina manuaalisia työvaiheita, jotka ovat modernilla raportointijärjestelmällä automatisoitavissa.
Moni pitää Excelistä luopumista edelleen mahdottomana ajatuksena esimerkiksi raportoinnissa välttämättömien pivotointi- ja suodatusominaisuuksien vuoksi. Moderneimmat raportointijärjestelmät, kuten Finazilla, kuitenkin sisältää nämäkin ominaisuudet tarjoten mahdollisuuden täysin excelittömään raportointiprosessiin.
Nopeassa ad hoc-raportoinnissa Excelille on edelleen paikkansa, mutta jatkuvassa raportoinnissa se kannattaa unohtaa.
Haluatko tietää enemmän? Lataa oppaamme: Parempia päätöksiä tiedon avulla