Vaihde: 010 328 1000

Service Desk: 010 328 1010

Automatisoi muistutukset

Julkaistu: 10.10.2019

Aiheet: . Opi uutta

« takaisin lemonnews etusivulle

Kari Joki-Hollanti

Kari Joki-Hollanti

Olen Lemonsoftin perustaja ja toimitusjohtaja. Yritysten liiketoimintaprosessit ovat viimeisen 30 vuoden aikana tulleet hyvinkin tutuiksi. Haluan auttaa yrityksiä menestymään omassa liiketoiminnassaan ohjelmistoratkaisun avulla. Olen erityisen kiinnostunut automatisoimaan prosesseja softan keinoin. Bisneksen lisäksi hyvä ruoka ja viinit – etenkin Amarone – ovat kiinnostuksen kohteina.

Tilaa uutiskirje!

Tämä artikkeli on suunnattu käyttäjille, jotka haluavat automatisoida erilaisia muistutuksia Lemonsoftin automatisoinnin avulla. Mikäli automatisoinnin perusteet eivät vielä ole tuttuja, lue ensin tämä Opi uutta -artikkeli.

Johdanto

Lemonsoft Automatisointi on Windows-palvelu, jonka avulla voit esimerkiksi automatisoida erilaisten muistutusten lähettämisen käyttäjille. Näitä muistutuksia ovat esimerkiksi tarjouksen umpeutuminen ja syntymäpäivämuistamiset.

Asiakassopimukset

Voit määritellä asiakkaan sopimukselle uusimispäivän ja antaa automatisoinnin muistuttaa sopimuksen uusimistarpeesta vastuuhenkilöä.

Esimerkissämme vastuuhenkilö on Myyjä Perttu ja uusimispäivä on 5.2.2021.

Sopimus uusiminen

Automatisointi käy sopimukset läpi ja lähettää vastuuhenkilölle sisäisen viestin seitsemän (7) päivää ennen uusimispäivää.

Tarjoukset

Voit automatisoida tarjousten tilan vaihtamisen ja muistutuksen myyjälle.

Tarjousten muistutus -tyyppisen automatisoinnin avulla myyjä saa muistutukset umpeutuvista tarjouksista. Toiminto toimii, kunhan myyjän lisäksi tarjoukselta löytyy voimassa-päivämäärä.

Tarjous voimassa

Kuva: Tarjoustiedot LemonOnlinessa.

Automatisointi lähettää viikkoa ennen umpeutumista myyjälle sisäisen viestin.

Toinen tarjouksiin liittyvä tyyppi on tarjouksen umpeutuminen. Tämän automatisoinnin avulla voit asettaa tarjouksen hävityksi kun tarjouksen voimassaolo on umpeutunut.

Tarjouksen umpeutumista ei tosin normaalisti kannata automatisoida. Myyjä voi reagoida asiaan samalla kun käsittelee tarjouksiaan muutenkin.

Henkilöön liittyvät muistutukset

Kun työntekijöitä on paljon, on hyvä automatisoida erilaisia muistutuksia. Lemonsoftin automatisointi mahdollistaa syntymäpäivä- ja työvuosimuistamisten automatisoinnin.

Syntymäpäivämuistutus-automatisointi lähettää työntekijälle onnitteluviestin sähköpostilla ja sisäisenä viestinä. Sähköpostin lähetys edellyttää että sähköposti on työntekijälle määriteltynä. Automatisointi tutkii syntymäpäivän henkilötunnuksen perusteella ja henkilön työsuhteen täytyy olla voimassa.

Automatisoi syntymäpäivämuistutus kerran viikkoon esimerkiksi maanantai aamulle. Automatisointi tutkii syntymäpäivät kuluvasta hetkestä 7 päivää eteenpäin, joten sitä on turha automatisoida tapahtuvaksi joka päivä.

Määrittele onnitteluviesti toiminnolla Asetukset Viestit. Valitse välilehti sähköposti ja sieltä syntymäpäiväonnittelut. Kirjoita tämän jälkeen viesti tarvitsemillasi kielillä.

Asetukset Viestit

Kuva: Viestiasetukset.

Syntymäpäivämuistutus-automaatio toimii kuten onnittelu, mutta muistutus lähtee sähköpostina ja sisäisenä viestinä henkilön esimiehelle. Esimiehen määrittelet henkilörekisterissä.

Työvuosipäiväonnittelu ja työvuosimuistutus -automaatiot ovat samantyyppisiä kuin syntymäpäivätkin. Automaatio tutkii työvuodet työsuhteen aloituspäivästä ja lähettää onnittelun ensimmäisen kerran kun viisi vuotta tulee täyteen. Seuraavat lähtevät viiden vuoden välein.

Osaamisprofiili

Osaamisprofiilin avulla kuvaat henkilön osaamisen ja pidät yllä erilaisia sertifikaatteja. Osaan näistä saattaa liittyä vanhentumispäivä. Automatisoi näiden muistuttaminen Osaamisprofiilin voimassaolomuistutukset -automatisoinnin avulla.

Määrittele aluksi muutama perustieto.

Osaamistyypit

Osaamistyyppi määrittelee kuinka kauan ennen vanhentumista muistutus lähetetään. Valitse Asetukset Valintalistat ja sieltä muut asetukset kohdasta henkilön osaaminen.

Valintalistat Henkilon osaaminen

Syötä osaamistyypit ja anna muistutuspäivien lukumäärä. Kyse on ehdotuksesta, jota voit vielä tapauskohtaisesti muuttaa kun määrittelet osaamisen henkilölle.

Viestin toimitustapa

Oletuksena muistutus lähtee sisäisenä viestinä. Mikäli haluat automatisoinnin lähettävän myös sähköpostin, muuta asetuksen Henkilöstöhallinto | Henkilörekisteri | Osaamisprofiili | MESSAGING arvoksi 1.

Viestin vastaanottaja

Muistutukset lähtevät henkilölle, jonka osaamisprofiili on vanhentumassa. Lisäksi viestit lähtevät henkilöille, joille on määritelty ominaisuudeksi 25. Osaamisprofiilin hoitaja. Määrittele siis henkilöille, joille haluat muistutusten lähtevän, henkilörooliksi 25.

Osaamisten määrittely

Määrittele osaamiset henkilölle henkilörekisterissä. Hae henkilö ja valitse tilannekohtaisesta valikosta osaamisprofiili.

Syötä osaaminen ja kun olet antanut voimassaolo päivän, ehdottaa ohjelma muistutuspäivää, jota voit vielä muuttaa.

Osaamiprof

Kuva: Henkilön osaamisprofiili.

Tämän jälkeen automatisointi on toiminnassa osaamisprofiilien muistuttamisen osalta.



Oletko hankkimassa ensimmäistä toiminnanohjausjärjestelmää? Kenties vaihtamassa vanhaa uuteen ja ehompaan?

Jätä yhteydenottopyyntö, niin otamme sinuun yhteyttä mahdollisimman pian.

Ota yhteyttä

« takaisin lemon news etusivulle

Kari Joki-Hollanti

Kari Joki-Hollanti

Olen Lemonsoftin perustaja ja toimitusjohtaja. Yritysten liiketoimintaprosessit ovat viimeisen 30 vuoden aikana tulleet hyvinkin tutuiksi. Haluan auttaa yrityksiä menestymään omassa liiketoiminnassaan ohjelmistoratkaisun avulla. Olen erityisen kiinnostunut automatisoimaan prosesseja softan keinoin. Bisneksen lisäksi hyvä ruoka ja viinit – etenkin Amarone – ovat kiinnostuksen kohteina.

Tilaa uutiskirje!