Tämä artikkeli on suunnattu käyttäjille, jotka haluavat automatisoida erilaisia muistutuksia Lemonsoftin automatisoinnin avulla. Mikäli automatisoinnin perusteet eivät vielä ole tuttuja, lue ensin tämä Opi uutta -artikkeli.
Johdanto
Lemonsoft Automatisointi on Windows-palvelu, jonka avulla voit esimerkiksi automatisoida erilaisten muistutusten lähettämisen käyttäjille. Näitä muistutuksia ovat esimerkiksi ostolaskujen hyväksyntä, tarjouksen umpeutuminen ja syntymäpäivämuistamiset.
Ostolaskujen hyväksyntä
Ostolaskujen tarkastus/hyväksyntä viesti -automatisointi on suosittu toiminto sähköpostien määrän vähentämiseksi. Toiminto lähettää henkilölle koontiviestin määrittelemänäsi ajankohtana tarkastusta tai hyväksymistä odottavista ostolaskuista.
Viesti lähtee vain niistä ostolaskuista, jotka ovat tarkastettavissa tai hyväksyttävissä. Käyttäjä pääsee viestistä suoraan hyväksymään ostolaskut. Tämä edellyttää että LemonOnlinen osoite on määritelty järjestelmän asetuksissa lemononline_baseurl -asetuksen avulla.
Kirjanpitotositteiden hyväksyntä
Vastaava koontiviesti voidaan automatisoida myös kirjanpitotositteista automaatiolla Kirjanpidon tositteen tarkastus/hyväksyntä viesti.
Asiakassopimukset
Voit määritellä asiakkaan sopimukselle uusimispäivän ja antaa automatisoinnin muistuttaa sopimuksen uusimistarpeesta vastuuhenkilöä.
Esimerkissämme vastuuhenkilö on Myyjä Perttu ja uusimispäivä on 5.2.2021.
Automatisointi käy sopimukset läpi ja lähettää vastuuhenkilölle sisäisen viestin seitsemän (7) päivää ennen uusimispäivää.
Tarjoukset
Voit automatisoida tarjousten tilan vaihtamisen ja muistutuksen myyjälle.
Tarjousten muistutus -tyyppisen automatisoinnin avulla myyjä saa muistutukset umpeutuvista tarjouksista. Toiminto toimii, kunhan myyjän lisäksi tarjoukselta löytyy voimassa-päivämäärä.
Kuva: Tarjoustiedot LemonOnlinessa.
Automatisointi lähettää viikkoa ennen umpeutumista myyjälle sisäisen viestin.
Toinen tarjouksiin liittyvä tyyppi on tarjouksen umpeutuminen. Tämän automatisoinnin avulla voit asettaa tarjouksen hävityksi kun tarjouksen voimassaolo on umpeutunut.
Tarjouksen umpeutumista ei tosin normaalisti kannata automatisoida. Myyjä voi reagoida asiaan samalla kun käsittelee tarjouksiaan muutenkin.
Henkilöön liittyvät muistutukset
Kun työntekijöitä on paljon, on hyvä automatisoida erilaisia muistutuksia. Lemonsoftin automatisointi mahdollistaa syntymäpäivä- ja työvuosimuistamisten automatisoinnin.
Syntymäpäivämuistutus-automatisointi lähettää työntekijälle onnitteluviestin sähköpostilla ja sisäisenä viestinä. Sähköpostin lähetys edellyttää että sähköposti on työntekijälle määriteltynä. Automatisointi tutkii syntymäpäivän henkilötunnuksen perusteella ja henkilön työsuhteen täytyy olla voimassa.
Automatisoi syntymäpäivämuistutus kerran viikkoon esimerkiksi maanantai aamulle. Automatisointi tutkii syntymäpäivät kuluvasta hetkestä 7 päivää eteenpäin, joten sitä on turha automatisoida tapahtuvaksi joka päivä.
Määrittele onnitteluviesti toiminnolla Asetukset Viestit. Valitse välilehti sähköposti ja sieltä syntymäpäiväonnittelut. Kirjoita tämän jälkeen viesti tarvitsemillasi kielillä.
Kuva: Viestiasetukset.
Syntymäpäivämuistutus-automaatio toimii kuten onnittelu, mutta muistutus lähtee sähköpostina ja sisäisenä viestinä henkilön esimiehelle. Esimiehen määrittelet henkilörekisterissä.
Työvuosipäiväonnittelu ja työvuosimuistutus -automaatiot ovat samantyyppisiä kuin syntymäpäivätkin. Automaatio tutkii työvuodet työsuhteen aloituspäivästä ja lähettää onnittelun ensimmäisen kerran kun viisi vuotta tulee täyteen. Seuraavat lähtevät viiden vuoden välein.
Osaamisprofiili
Osaamisprofiilin avulla kuvaat henkilön osaamisen ja pidät yllä erilaisia sertifikaatteja. Osaan näistä saattaa liittyä vanhentumispäivä. Automatisoi näiden muistuttaminen Osaamisprofiilin voimassaolomuistutukset -automatisoinnin avulla.
Määrittele aluksi muutama perustieto.
Osaamistyypit
Osaamistyyppi määrittelee kuinka kauan ennen vanhentumista muistutus lähetetään. Valitse Asetukset Valintalistat ja sieltä muut asetukset kohdasta henkilön osaaminen.
Syötä osaamistyypit ja anna muistutuspäivien lukumäärä. Kyse on ehdotuksesta, jota voit vielä tapauskohtaisesti muuttaa kun määrittelet osaamisen henkilölle.
Viestin toimitustapa
Oletuksena muistutus lähtee sisäisenä viestinä. Mikäli haluat automatisoinnin lähettävän myös sähköpostin, muuta asetuksen Henkilöstöhallinto | Henkilörekisteri | Osaamisprofiili | MESSAGING arvoksi 1.
Viestin vastaanottaja
Muistutukset lähtevät henkilölle, jonka osaamisprofiili on vanhentumassa. Lisäksi viestit lähtevät henkilöille, joille on määritelty ominaisuudeksi 25. Osaamisprofiilin hoitaja. Määrittele siis henkilöille, joille haluat muistutusten lähtevän, henkilörooliksi 25.
Osaamisten määrittely
Määrittele osaamiset henkilölle henkilörekisterissä. Hae henkilö ja valitse tilannekohtaisesta valikosta osaamisprofiili.
Syötä osaaminen ja kun olet antanut voimassaolo päivän, ehdottaa ohjelma muistutuspäivää, jota voit vielä muuttaa.
Kuva: Henkilön osaamisprofiili.
Tämän jälkeen automatisointi on toiminnassa osaamisprofiilien muistuttamisen osalta.
