Tämän artikkelin avulla opit, miten voit automatisoida myynti- ja ostotilausten vahvistusten lähettämisen. Mikäli automatisoinnin perusteet eivät vielä ole tuttuja, lue ensin tämä Opi Uutta -artikkeli, jossa kerrotaan mm. miten luot uuden automatisoinnin.
JOHDANTO
Lemonsoftin automatisointi on Windows-palvelu, jonka avulla voit automatisoida mm. myyntitilausten ja ostotilausten vahvistukset.
tilausvahvistukset
Tilausvahvistusten lähetys -automatisoinnin avulla voit lähettää vahvistukset myyntitilauksista automaattisesti asiakkaillesi.
Toiminnon käyttöönotto
Ota toiminto käyttöön numerosarjoissa. Määrittele myyntitilauslajille tilausvahvistus automatiikka. Vaihtoehdot ovat:
- Ei käytössä
- Lähetä vain hyväksytyt vahvistukset
- Lähetä automaattisesti vahvistukset
Lisäksi automatiikkaan liittyy asetus ensimmäinen vahvistus automaattisesti. Tällöin ensimmäinen vahvistus lähtee asiakkaalle automaattisesti, vaikka lähetä vain hyväksytyt vahvistukset olisi valittuna.
Oletusarvoisesti myyjä näkee omat vahvistettavat tilaukset, sekä alaistensa tilaukset. Mikäli haluat, että kaikki myyjät pystyvät tekemään vahvistuksia vapaasti, aseta toimintokeskuksen asetuksen SOAPPROVALSELLER arvoksi 1.
Määrittele sähköpostiin tuleva viesti toiminnolla Asetukset Viestit ja valitse sieltä Sähköposti-välilehti. Kirjoita haluamasi viesti kohtaan Myyntitilausten vahvistus.
Automatisointi muodostaa vahvistuksen PDF-tiedostoksi ja liittää sen sähköpostin liitteeksi. Määrittele tätä varten hakemisto, jota automatisointi voi käyttää. Valitse Asetukset Arkiston määrittelyt -näytöstä Logistiikka ja lisää tarvittaessa Tilausvahvistukset-alitaso, valitset kansiolle ominaisuuden 105. Tilausvahvistukset ja määritä Hakemisto-arvoksi hakemisto, jonne kaikilla käyttäjillä on täydet oikeudet (esimerkiksi palvelimen hakemisto).
Määrittele vielä tulostettava raporttipohja. Määrittele oletusraportti toiminnolla Järjestelmä, Toimintokeskus, josta valitset Logistiikka, Myyntitilaukset, Tulosta ja Tilausvahvistus. Aseta Oletusraportti-kenttään halutun raportin nimi.
Tarkempi ohjeistus löytyy tästä.
Toiminnon käyttäminen
Ohjelma lähettää joko hyväksytyt vahvistukset tai kaikki. Suosituksena on käyttää hyväksytyt -asetusta, jolloin kontrolli pysyy myyjillä. Etenkin verkkokauppatilausten osalta kannattaa lisäksi käyttää optiota ensimmäisen vahvistuksen lähettämisestä automaattisesti. Näin asiakas saa heti vahvistuksen myös taustaohjelmistosta.
Myyjä hyväksyy lähetettävät vahvistukset hyväksyntä-toiminnolla, joka edellyttää WKJ tai OKJ lisenssiä. Toinen vaihtoehto on tehdä hyväksyntä myyntitilauskeskuksessa.
Ohjelma laittaa tilauksen uudelleen vahvistettavaksi:
- Tilausrivillä muuttuu: tilattu määrä, hinta tai toimitusaika
- Asiakastietoja muutetaan
- Myyjä vaihtuu
- Ostotilausmäärän pienentäminen alle tilatun määrän mikäli ostotilaus on kohdistettu myyntitilaukselle
- Tuotantotyön valmistumisajan siirto myöhäisemmäksi
Tilausvahvistusautomatiikka on hyvä tapa pitää asiakas ajan tasalla tilauksen toimitusajasta.
Ostotilausvahvistusten lähetys
Tämä automatisointi lähettää ostotilaukset automaattisesti toimittajille.
Toiminnon käyttöönotto
Automatiikka koskee toimittajia, joille määrittelet automatiikan päälle. Tee määrittely asiakasrekisterissä asettamalla Ostotilaus automatiikka päälle.
Kuva: Asiakasrekisterin ostotilaukset-välilehti.
Ostotilausvahvistuksia ei vahvisteta erikseen kuten myyntitilauksia. Vahvistukset lähtevät automaattisesti niille toimittajille, joille merkitset automatiikan päälle. Toiminto soveltuu erinomaisesti tuotannon alihankintaan, mikäli tilaukset tapahtuvat sähköpostitse, eivätkä portaalin kautta.
Sähköpostiviestin ja oletusraporttipohjan määrittely menee vastaavasti kuin myyntitilauksilla. Myös palvelun käyttämän hakemiston määrittely täytyy tehdä.
Toiminnon käyttäminen
Automatiikka lähettää vahvistukset määrittelemänä ajankohtana. Uudelleenlähetystarve tapahtuu mikäli ostotilausrivin määrät, hinnat tai toimitusaika muuttuu.
