Mistä voi tietää, että investointi kannattaa? Millaisen ERP:n pitäisi investoida? Kannattaako investoida kotimaiseen vai ulkomaiseen? Vaihdetaanko kaikki järjestelmät vai investoidaanko vain yhteen osioon?
Siinäpä niitä jokaisen ERP-investointia miettivän henkilön päässä pyöriviä kysymyksiä. Vaihtoprojekti ei ole helpoimmasta päästä tehtäviä asioita, mutta onnistuessaan tuottaa säästöjä niin euroissa kuin työkuormassakin.
Lähdetään ensin miettimään investoinnin kannattavuutta. Ensin tulee laskea nykytaso varaston arvosta, tuotannon läpimenosta, työvoimasta sekä hallinnon ja myynnin kulut. Unohtaa ei myöskään kannata henkilöstön työmotivaatiota, joka voi olla kohtuullisen alhaisella tasolla johtuen pelkästään järjestelmien toimimattomuudesta.
Kun euromääräiset tasot ja henkilöstön työtyytyväisyys ovat selvillä, voidaan lähteä laskemaan tulevan investoinnin kuluja.
Investoinnista tulee kuluja mm. omien prosessien ja tarpeiden selvittämisestä, vaihtoehtojen läpikäynnistä, lisensseistä, käyttöönotosta, opiskelusta ja mahdollisista laiteinvestoinneista.
Karsitaanpa tuosta heti tuo laiteinvestoinnit pois. Todella harva hyötyy enää siitä, että ostaa oman palvelimen, siihen kaikki ohjelmat ja järjestää sen ylläpidon. Kallista ja aikaa vievää. ERP-toimittajan konesali on kaikkein yksinkertaisin tapa hankkia toiminnanohjausjärjestelmä. Sen avulla mm. järjestelmätuki on yksinkertaisempaa, eikä tule sormella osoittelua toista osapuolta kohtaan.
Omien prosessien selvittäminen on lähtökohta sille, että toimittaja voi tarjota omaa järjestelmäänsä. Osa toimittajista pystyy tekemään kartoituksen suhteellisen tarkasti, mutta hyvä vaihtoehto on hankkia pätevä konsultti tekemään tarvekartoituksen. Samalla voidaan ajatella, myös omien prosessien kehittämistä. Nykyistä järjestelmää ja nykyisiä prosesseja harvemmin kannattaa korvata vastaavalla.
Hankintaprosessi vie oman aikansa ja siihen sitoutuu työaikaa. Kukaanhan ei halua tehdä väärää valintaa, joten toivottavasti siihen on mahdollista käyttää aikaa reilusti. Kun valinta on saatu tehtyä, niin itse käyttöönottoprojekti on se toiseksi tärkein asia hoitaa kunnolla. Mikäli itsellä ei ole vastaavien projektien läpiviennistä kokemusta, kannattaa tähän palkata ulkopuolinen toimija. Paras tietysti olisi, jos yrityksen sisältä joku kokenut henkilö valjastettaisiin tähän virkaan tai ainakin ulkopuolisen projektipäällikön kaveriksi.
Käyttöönottoprojekti ottaa aikaa ja vaatii yrityksen koko henkilöstöltä joustamista ja sitoutuneisuutta projektin tavoitteisiin. Uuden oppiminen ei tapahdu nappia painaen, se vaatii toistoja ja taas toistoja.
Kun uusi järjestelmä on saatu tuotantokäyttöön, alkaa taistelu kiirettä ja paniikkia vastaan. Tässä vaiheessa punnitaan onnistujat. Yrityksen normaali kiire alkaa painaa päälle ja uuden järjestelmä käyttö ei vielä suju samalla tahdilla kuin vanhan järjestelmän. Tosin ensimmäiset hyödyt on jo saavutettu. Valoa näkyy tunnelin päässä. Tässä käyttöönoton vaiheessa täytyy vain jaksaa. Muutama viikko, niin alkaa hommat sujua jo ihan eri rutiinilla.
Voihan tie uuden järjestelmän osaajaksi olla välillä kivinen, mutta huolellisesti tehtynä se on ehdottomasti kannattava investointi. Suurin hyöty eurojen lisäksi on se, että yrityksen toiminta on käyty läpi tehtävä tehtävältä. Kehitetty toimintatapoja. Luotu oikeita toimintaprosesseja. Viety muutos läpi yhdessä henkilöstön kanssa. Saatu laajemmat hartiat tulevaisuuden kasvuun.
Hyödyt ovat pitkäaikaisia ja valitut toimintamallit sekä uusi järjestelmä pakottaa toimimaan oikein. Sählääminen vähenee, odotusajat lyhenevät, raportointi reaaliaikaistuu, raha kiertää nopeammin ja johto voi tehdä päätöksiä tiedon pohjalta eikä mutu-tuntumalla.
Voit haarukoida oman investointisi kannattavuutta Lemonsoftin ROI-laskimella:
ROI laskuri
Ota yhteyttä, katsotaan yhdessä miten ERP-järjestelmä voisi auttaa yritystäsi.
