Asiantuntijan vinkit toiminnanohjausjärjestelmän valintaan
Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on yksi suurimmista investoinneista, mitä yritys voi tehdä. Silti tutkimusten mukaan jopa 55–75 % ERP-projekteista ei saavuta alkuperäisiä liiketoiminnallisia tavoitteitaan – ja 64 % ylittää budjettinsa (Gartner, Panorama Consulting Group, ERP Report 2023). Mistä tämä johtuu ja miten varmistaa, että sinun yrityksesi ei joudu tähän tilastoon?
"Suurin syy epäonnistumisiin on, että hankintaan lähdetään ilman selkeää ymmärrystä siitä, mitä oikeasti ollaan ostamassa ja mihin sitä ERPiä tarvitaan. Tämä heijastuu myös käyttöönottoon ja siihen, miten projekti viedään maaliin," kertoo Sami Eromäki Lemonsoftin LemonPod -podcastissa.
Milloin ERP on ajankohtainen hankinta?
Toiminnanohjausjärjestelmää ei yleensä hankita huvin vuoksi. Taustalla on usein tarve tehostaa toimintaa, parantaa tiedonkulkua tai helpottaa päätöksentekoa.
Mutta missä vaiheessa ERP kannattaa ottaa käyttöön? Yleinen harhaluulo on, että toiminnanohjausjärjestelmä sopii vain isoille yrityksille. Todellisuudessa myös kasvuvaiheen pienemmät yritykset hyötyvät järjestelmällisestä lähestymistavasta.
"Mielestäni ERP kannattaisi hankkia yrityksen ollessa vielä suhteellisen pieni, jolloin prosessit ovat yksinkertaisia ja dataa alkaa kertymään. Silloin data kertyy heti siihen oikeaan järjestelmään, eikä leviä exceleihin ja ruutupaperille," toteaa Eromäki.
Tyypillisiä merkkejä siitä, että toiminnanohjausjärjestelmä voisi olla ajankohtainen hankinta:
- Tiedot ovat hajallaan eri järjestelmissä tai exceleissä
- Avainhenkilöiden työkuorma kasvaa hallitsemattomasti
- Toimitusajat venyvät ja asiakastyytyväisyys kärsii
- Varastonhallinta ja tuotannonsuunnittelu tuntuvat kaaokselta
- Päätöksenteko perustuu tuntumaan, ei faktoihin
Hyvä uutinen on, että nykyaikaiset modulaariset järjestelmät mahdollistavat toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton vaiheittain. "Lemonsoftin voi ostaa hyvin pieninä paloina. Voit ottaa ensin käyttöön pelkän laskutuksen, sitähän tarvitaan aina," Eromäki muistuttaa.
Valmistautuminen on avain onnistuneeseen hankintaan
ERP-projektin onnistuminen riippuu pitkälti siitä, miten hyvin siihen valmistaudutaan. Asiantuntijoiden mukaan ennen hankintaa on syytä miettiä kolmea avainasiaa:
- Tavoitteet – mihin ERP-järjestelmällä pyritään?
"ERPillä täytyy olla joku tavoite, miksi se hankitaan ja mihin tarkoitukseen," painottaa Eromäki.
Määrittele selkeästi, mitä ongelmia haluat ratkaista ja mitä hyötyjä tavoittelet. Onko tavoitteena nopeuttaa prosesseja, vähentää manuaalista työtä, parantaa raportointia vai kenties kaikki nämä?
- Henkilöstön sitouttaminen – ota avainhenkilöt mukaan alusta asti
Yksi yleisimmistä sudenkuopista on, että ERP-hankinta nähdään vain IT-projektina, eikä koko organisaation muutoksena.
"Yrityksen avaintoimintojen henkilöiden on hyvä olla mukana ERPin hankintavaiheessa. Näin he pääsevät kertomaan, mitä yrityksessä käytännössä tapahtuu. Tämä on yksi ERP-hankinnan tärkeimmistä asioista," Eromäki korostaa.
Kun henkilöstö pääsee vaikuttamaan järjestelmän valintaan, vältetään myös muutosvastarinta käyttöönottovaiheessa.
- Budjetti ja resurssit – realistiset odotukset
ERP-projektin kustannukset muodostuvat muustakin kuin ohjelmistolisensseistä. Budjetissa on syytä huomioida myös koulutus, käyttöönotto ja mahdolliset räätälöinnit.
"Budjetin määritteleminen on tärkeää. Jos käytössä on satanen tai tonni, niin aika erilaisen lopputuloksen sillä saa," Eromäki huomauttaa.
Myös resurssien varaaminen on keskeistä. ERP-projektiin osallistuminen vie aikaa henkilöstöltä, joten projektiin tulee varata riittävästi työaikaa.
"Aika usein yritetään vetää minimillä läpi. Yritetään hoitaa ERP-projekti oman toimen ohella ja pahimmassa tapauksessa vielä vuoden kiireisimpään aikaan. Aikamoinen kaaoshan siitä syntyy," varoittaa Eromäki.
Oikean toimittajan valinta
Kun yritys on määritellyt tavoitteensa ja valmistautunut hankintaan, seuraava askel on löytää sopiva toimittaja. Eromäki suosittelee aloittamaan prosessien kuvaamisesta:
"Käydään nykytila läpi, miten meillä nyt toimitaan. Kuvataan koko prosessi siitä, miten tilaus vastaanotetaan, kuka lähettää tilausvahvistuksen, miten se lähetetään varastolle - eli piirretään se koko ketju."
Tämän jälkeen voidaan laatia vaatimuslista:
"Tehdään exceliin lista toiminnoista, mitä ERPillä halutaan hoitaa ja mitä sen pitäisi sisältää. Lähdetään liikkeelle ihan siitä asiakkuudenhallinnasta."
Toimittajia arvioidessa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti näihin asioihin:
- Toimialatuntemus – ymmärtääkö toimittaja yrityksesi toimialaa ja sen erityispiirteitä?
- Referenssit – onko toimittajalla kokemusta samankaltaisista projekteista?
- Tietoturva – miten toimittaja huolehtii tietoturvasta ja missä data säilytetään?
- Skaalautuvuus – pystyykö järjestelmä kasvamaan yrityksesi mukana?
"Toimittajalla pitää olla ymmärrys asiakkaan toimialasta ja miten sitä toimintaa pyöritetään. Se näkyy kyllä kotisivuilla, jos toimittaja tietää sun bisneksestä jotain," Eromäki toteaa.
Hankintaprosessin eteneminen
Hankintaprosessi etenee tyypillisesti niin, että potentiaalisille toimittajille lähetetään prosessikuvaukset ja vaatimuslistat, joiden perusteella he valmistelevat demon.
"Mielestäni myyjän täytyy rakentaa demo niin, että näen miten prosessit tulee yrityksessäni toimimaan," Eromäki painottaa.
Ensimmäisen kierroksen jälkeen jatkoon valitaan tyypillisesti 1-2 toimittajaa, joiden kanssa käydään tarkemmin läpi kriittiset toiminnot.
"Ehkä ottaisin prioriteettilistan esille, että jos haluaisin yrityksessäni kehittää vaikka varastotoimintoa ja tilausten käsittelyä, niin kävisin niitä asioita vielä läpi," Eromäki neuvoo.
Tiedustele myös toimittajan näkemystä toimialasi tulevista trendeistä ja siitä, miten järjestelmä tukee näitä muutoksia. "On todella tärkeää, että toimittajalla on ymmärrys siitä, mihin ala on menossa, eikä pelkästään tämän päivän tilanteesta," muistuttaa Eromäki.
ERP-hankinta vie aikaa – ja hyvä niin
ERP-hankinta ei ole viikonlopun projekti. Prosessien kuvaaminen, vaatimuslistan laatiminen ja toimittajien demot vievät aikaa, mutta tämä aika on hyvin käytettyä.
"Olen ehkä vähän vanhanaikainen, mutta mielestäni käynti paikan päällä on tärkeää. Silloin myyjä näkee, kuinka se varastointiprosessi hoituu ja miten tuotanto toimii," Eromäki pohtii.
Koko hankintaprosessi voi kestää muutamasta viikosta kuukausiin, riippuen yrityksen koosta ja hankinnan laajuudesta. Tämä on kuitenkin pieni aika verrattuna siihen, että järjestelmää käytetään useita vuosia.
"Kaikki mitä tässä hankintavaiheessa käytetään aikaa, on ehdottomasti hyödyksi," Eromäki tiivistää.
Miten onnistua ERP-hankinnassa?
Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on investointi, joka maksaa itsensä takaisin tehostuneina prosesseina, parempana päätöksentekona ja kasvaneen asiakastyytyväisyytenä – kunhan se tehdään oikein.
Tärkeimmät ohjeet onnistuneeseen ERP-hankintaan:
- Määrittele selkeät tavoitteet – miksi juuri nyt tarvitset ERPin?
- Kuvaa prosessit huolellisesti – nykytila ja tavoitetila
- Ota henkilöstö mukaan alusta asti
- Varaa riittävästi aikaa ja resursseja
- Valitse toimittaja, joka ymmärtää toimialaasi
Tutustu laajempaan ERP-sisältöömme
Haluatko kuulla lisää asiantuntijoiden vinkkejä onnistuneeseen ERP-hankintaan? Kuuntele koko jakso LemonPod -podcastista. Podcast-sarjassa käsitellään myös muita tärkeitä aiheita, kuten käyttöönottoa, työajanseurantaa ja tekoälyä ERP-järjestelmissä.
LATAA AIHEESEEN LIITTYVÄ ERP-HANKINTAOPAS
OTA YHTEYTTÄ ASIANTUNTIJOIHIMME
