Tarkat prosessikuvaukset helpottavat ERP:n hankintaa niin ostajan kuin myös tarjoajan näkökulmasta. Prosessikuvaukset antavat selkeän kokonaiskuvan siitä miten eri prosessit organisaatiossa rakentuvat, miten ne ovat liitoksissa toisiinsa ja kuinka vastuut eri osa-alueiden välillä rakentuvat.
ERP:n hankinnassa pätee tuttu lainalaisuus: hyvin suunniteltu on jo puoliksi tehty. Visuaalinen prosessikuvaus antaa järjestelmää hankkivalle hyvän kuvan ja suunnitelman siitä, mitä ominaisuuksia järjestelmältä vaaditaan, kun tarpeet käydään tarkasti läpi jokaiselle liiketoiminnan osa-alueelle.
Pelkän järjestelmän hankkimisen lisäksi organisaatio voi nähdä prosessikuvauksien toteuttamisen välitilinpäätöksenä. Tällöin käydään läpi, miten yritys on päässyt nykyiseen pisteeseen ja miten uuden järjestelmän avulla tuetaan kasvua seuraavaan vaiheeseen.
Prosessikuvaukset voivat olla apuna siinä vaiheessa, kun uutta ohjelmaa lähdetään kartoittamaan. Kuvauksien toteutus ei sido mihinkään vaan sen avulla voi helposti kilpailuttaa eri toimijat ja hakea näin optimaalinen toimija toteuttamaan järjestelmää haluttuun tarpeeseen.
Tässä tiivistettynä vielä 10 selkeää hyötyä mitä prosessikuvauksista on ERP-projektissa:
- Yrityksen toiminnasta saadaan kokonaiskuva niin ohjelman toimittajan kuin myös hankkijan näkökulmasta.
- Jo tarjousvaiheessa tiedetään millainen ohjelmakokonaisuus kattaa alleen kaikki tarpeet sekä samalla osataan jättää ylimääräiset osiot pois.
- Prosessikuvaus helpottaa ymmärtämään käyttöönotettavat toiminnot ja niiden järjestyksen.
- Visuaalinen prosessikuvaus antaa kokonaiskuvan ja helpottaa ymmärtämään miten eri liiketoiminnan osa-alueet ovat keskenään linkissä.
- Vastuuhenkilöt ja prosessinomistajat saadaan selkeästi näkyville.
- Prosessikuvauksista näkee selkeämmin mahdolliset muutostarpeet nykyiseen prosessiin.
- Kuvaus näyttää nykyiset järjestelmät ja ohjelmat, joita yrityksessä on käytössä, sekä miten ne toimivat.
- Tiedonsiirto eri ohjelmien välillä saadaan läpinäkyväksi: millaista tietoa siirretään ja miten se toteutetaan.
- Käyttöönotossa osataan huomioida erityistarpeet ja näin pystytään välttämään suuremmat yllätykset.
- Valmiit prosessikuvaukset jäävät yrityksen käyttöön ja jatkossa ne toimivat henkilökunnan ohjeistuksena. Lisäksi tätä pohjaa voidaan syventää toteuttamalla tarkemmat työohjeet eri prosessivaiheista.
Tutustu Registaan tarkemmin »
