Samarbete
För att ett projekt skall lyckas krävs det samarbete, oavsett om det handlar om att bygga ett hus eller byte av affärssystem. Ett bra samarbete grundar sig i sin tur på öppenhet, förtroende och expertis.
Med jämna mellanrum skrivs det i tidningar om stora IT-projekt som misslyckas och där det i värsta fall har kastats bort flera års arbete och miljontals euro. Vi får höra om skräckexempel såsom Olkiluoto 3, där man misslyckats totalt. Budgeten tredubblades och projektet drog ut på tiden, från de planerade 4 åren, till 13 år! Att inte nämna de många åtal vi fått läsa om i löpsedlarna angående detta misslyckade projekt.
Vad baserar sig ett bra samarbete på då?
För det första bör man tänka på att noggrant kartlägga projektets bakgrund och mål. För det andra handlar det om att sträva till öppenhet mellan kund och leverantör. Öppenhet betyder i praktiken att man tillsammans går igenom företagets processer, rutiner, utmaningar och mål. Om företags processer finns till pappers redan vid första mötet, så underlättar detta betydligt förståelsen för hur man jobbar inom företaget och på sätt sparar man mycket tid. Även om man i de flesta företag gör saker på ungefär samma sätt, så finns det alltid företagsspecifika rutiner som skiljer sig från massan, och dessa är viktiga att lyfta fram. På basen av den tillgängliga informationen kan en sakkunnig försäljare ta fram en fungerande helhetslösning. Första steget i ett lyckat projekt är alltså kartläggningen som görs av försäljaren.
Vad menas då med kartläggning?
Kartläggningen innebär att man går igenom företagets procedurer och processer, och speglar dessa mot programvarans funktioner. Konsulteringen är gratis för kunden, så det löns att utnyttja den! Före kartläggningen har en sakkunnig försäljare samlat åt sig så mycket information som möjligt om företaget. I bästa fall, kan företaget få tips på hur man kan utveckla businessen och finslipa processerna. En kartläggning som görs bara “ditåt”, kommer även att resultera i nånting som också bara är ”ditåt”. Därför är det viktigt att det här skedet görs sakkunnigt och grundligt. Det lönar sig att satsa tid på mötet, samt att se till att de ansvariga för företagets olika avdelningar finns på plats.
En lyckad kartläggning ger också en bra grund till Startprojektet, så att man kan undvika problem med tidtabeller och budgeter. Det är klart att alla projekt råkar ut för överraskningar, men med en välgjord kartläggning och planering så kan man förbereda sig på sådana saker. Alla försäljare har dock inte den expertis som krävs för att klara av detta, men det brukar man nog märka ganska snart. Då lönar det sig att ta sig en funderare, vill man gå vidare med en sådan leverantör?
Hemläxa – något båda måste göra
Redan i början skrev vi om samarbete. Det innebär att även kunden måste fundera och ta reda på saker, redan i upphandlingsskedet. Detta i sin tur bidrar till att personalen engageras i det kommande projektet redan från början. Expertisen som försäljaren har att erbjuda är något oerhört viktigt, även i detta skede. I allra bästa fall finner man möjligheter att förenkla processer och utveckla hela företagets verksamhet.
Vägen till ett lyckat Startprojekt
Genom att vara öppen om sina processer och mål, få stöd av kunniga människor, bygger man en bra grund för att ta i bruk ett nytt affärssystem. Saker man bör tänka på då man tar i bruk ett nytt affärssystem, kommer vi att behandla i ett senare blogginlägg.
Vi på Lemonsoft vill vara med och trygga konkurrenskraften för finländska företag, i en global och hårt konkurrensutsatt miljö. Är ni i behov av nästa steg i utvecklingen? Vi tar gärna emot utmaningen!
