Opi uutta: Miten aloitan projektinhallinnan?

Julkaistu: 12.04.2022

Aiheet: Opi uutta . Resurssien- ja projektinhallinta

« takaisin lemonnews etusivulle

Sami Eromäki

Sami Eromäki

Toimin Lemonsoftilla rakentamisen ja projektiliiketoiminnan toimialajohtajana. Asiakaskeskeisyys, läpinäkyvyys ja luottamus ovat keskeiset arvot jotka näkyvät työpäivissäni. Entisenä yrittäjänä koen tärkeäksi olla helpottamassa ja edesauttamassa asiakkaidemme liiketoimintaa. Vapaa-aika kuluu perheen ja perinnerakentamisen parissa.

Tilaa uutiskirje!

Elinkaarensa alkuvaiheessa olevilla projektiyrityksillä projektien seuranta on usein vähäistä tai sitä ei ole ollenkaan. Yleensä polku on se, että yritys on kasvanut yhden henkilön yrityksestä isommaksi ja pian yrityksessä työskenteleekin kymmenen henkilöä. Toiminnan kehittäminen jää usein kasvun jalkoihin. Koetaan, että seuranta vie aikaa, asia tuntuu hieman vieraalta eikä nähdä sen tuomia hyötyjä. Ensimmäinen ajatus siitä on, että se tuo lisää ”paperitöitä”. Periaatteessa se näin onkin, eivät ne luvut tai projektin vaiheet itsestään osaa mitään tuloksia näyttää.

Sadoissa kehitysprojekteissa mukana olleena uskallan sanoa, että kaikille yrityksille tulee se hetki jolloin tarkempaa seurantaa halutaan. Jos kehitysaskel otetaan varhaisessa vaiheessa, vältytään monilta kasvukivuilta.

Projektin tilanneseuranta ja kustannusseuranta ovat asioita jotka kannattaa aloittaa ensimmäisestä projektista alkaen. Projektin aikatauluttaminen ja pilkkominen esimerkiksi työvaiheisiin tuo selkeyttä ja ammattimaisuutta tekemiseen. Kustannusten ja tulojen laskeminen projektin eri vaiheisiin helpottaa kassan hallinnassa. Kun tiedät käynnissä olevan projektin aikataulun ja kustannukset, osaat huomioida nykyisen kuormasi uutta projektia tarjotessasi sekä mahdollista rahoitusta miettiessäsi. Projektiin osallistuville henkilöille on myös hyvä heti alusta alkaen opettaa kustannustietoisuutta ja seurannan tarkkuutta. Työtunnit ja kulut tulee kirjata projektille tarkasti vähintään viikoittain, mieluiten päivittäin.

Jostain on lähdettävä liikkeelle

Mikäli olet pärjännyt tähän saakka ilman järjestelmiä ja omassa päässäsi tapahtuvalla seurannalla, ei kannata ensimmäisenä lähteä haaveilemaan täydellisestä projektiseurannasta. Jostain on lähdettävä liikkeelle. Aloita nyt ja olet edellä niitä, jotka vasta harkitsevat asiaa.

Kerron tässä artikkelissa, miten aloitetaan projektiseuranta yksinkertaisesti ja helposti. Mietitään ensin hieman tausta-asetuksia ja pilkotaan projekti osiin. Tarjouksen olet varmasti laskenut jollain laskentatyökalulla tai vaikka ruutupaperilla. Sillä ei ole oikeastaan tässä kohtaa merkitystä. Pääasia, että tiedät mitä projekti tulee maksamaan.

Kovin tarkkoja arvoja ei tässä ensimmäisessä projektissa kannata lähteä miettimään. Laskennoista voi tehdä todella monimutkaisia ja sen vuoksi ne jäävätkin helposti tekemättä. Aloitetaan kevyesti ja osaamisen kasvaessa lukuja voi tarkentaa.

Käytämme tässä oppaassa Lemonsoft Projektinhallinnan näyttökuvia esimerkkeinä siitä, miten projektiin liittyviä asioita hallitaan helposti digitaalisessa muodossa.

Henkilöiden omakustannushinta

Projektiin sisältyy yleensä henkilöiden tekemää työtä ja työtunnilla on jokin hinta.

Esimerkiksi:
- Henkilön tuntipalkka on 20€
- Työnantajamaksujen osuus voidaan laskea tuntipalkan päälle kertoimella 1,6 => 32€

Tällä summalla saamme siis kustannettua työntekijän osuuden projektissa. Yleensä projektissa tarvitaan myös jonkinlaisia työkaluja tai koneita, jotka tulee huomioida. Näitä kustannuksia voidaan jyvittää henkilön omakustannushintaan. Esimerkiksi urakointitoimialalla yleiskustannusten kerroin on 2.

Jätetään tässä kohtaa yleiskulut lisäämättä ja huomioidaan se projektiseurannassa. Tulee siis huomioida, että projektin katteella maksetaan yrityksen toiminnan kulut ja vielä pitäisi jäädä voitollekin.

Projektin vaiheet

Projekti kannattaa pilkkoa pienempiin vaiheisiin laskennan ja seurannan helpottamiseksi. Otetaan esimerkkinä tällä hetkellä hyvin yleinen projekti eli kiinteistön lämmitysjärjestelmän vaihto.

Pilkotaan se osiin:
Lämmitysjärjestelmän vaihto
  • Purkutyöt
  • Koneet ja laitteet
  • LVI-työt
  • Sähköistys
  • Käyttöönotto

Projektivaiheet

Jakoa voisi tarkentaa paljon, mutta kannattaa aloittaa yksinkertaisella osituksella. Ensimmäisissä projekteissa opitaan rutiini kirjauksille ja seurannalle.
Visuaalisessa näkymässä aikataulutkin on helppo hahmottaa.

Gantt

Lasketaan vaiheille kustannukset

Projektille kohdistuu erilaisia kustannuksia. Ne voidaan jakaa tässä tapauksessa karkeasti työtunteihin, materiaaleihin ja alihankintaan. Lähdetään siitä oletuksesta, että teemme itse purkutyöt, uusien laitteiden asennuksen, LVI-työt ja käyttöönoton. Sähköistys hankitaan ulkopuoliselta toimijalta. Huomioidaan tässä, että kustannukset ovat meidän omakustannushintoja, ei asiakkaalta laskutettavia.
Kustannukset jaetaan esimerkiksi näin:

Lämmitysjärjestelmän vaihto

Purkutyöt

  • Työkustannukset: 8h x 32€ = 256€
Koneet ja laitteet
  • Asennuksen työkustannukset: 5h x 32€ = 160€
  • Asennuksen materiaalit ja koneet: 8600€
LVI-työt
  • Asennuksen työkustannukset: 16h x 32€ = 512€
  • Asennuksen materiaalit: 2800€
Sähköistys
  • Alihankinta: 850€
Käyttöönotto
  • Työkustannukset: 2h x 32€ = 64€
Yhteensä
  • Työkustannukset: 992€
  • Materiaalit: 11 400€
  • Alihankinta: 850€
  • SUMMA: 13 242€

Budjetti

Projektin myyntihinnan laskentaan kaikilla on oma kaava, joten emme pureudu siihen tässä kohtaa. Lähdetään siitä, että myymme tämän projektin 17 000 eurolla.

Projektin rahoittaminen

Yleensä projektin kustannukset syntyvät ennen kuin projekti valmistuu. Maksuaikoja neuvottelemalla saa tietysti pelivaraa, mutta oletetaan tässä kohtaa, että projekti suoritetaan lämmityskauden ulkopuolella ja asiakkaan muun rakentamisaikataulun yhteydessä. Aikataulu on siis varsin pitkä projektin työmäärään nähden. Kustannuksia kuitenkin syntyy heti alkuvaiheessa.

Projekti kannattaa pyrkiä laskuttamaan asiakkaalta etupainotteisena laskutuksena. Oletetaan, että projektin aikataulut ovat tämän suuntaiset.

Lämmitysjärjestelmän vaihto

Purkutyöt => toukokuu
  • Työkustannukset: 8h x 32€ = 256€
Koneet ja laitteet => kesäkuu
  • Asennuksen työkustannukset: 5h x 32€ = 160€
  • Asennuksen materiaalit ja koneet: 8600€
LVI-työt => heinäkuu
  • Asennuksen työkustannukset: 16h x 32€ = 512€
  • Asennuksen materiaalit: 2800€
Sähköistys => elokuu
  • Alihankinta: 850€
Käyttöönotto => elokuu
  • Työkustannukset: 2h x 32€ = 64€

maksuposti lisätyöstä

Toukokuun purkukustannuksiin rahoitus saadaan siis ensimmäisestä maksupostista. Kesäkuussa erääntyvä laitelasku saadaan maksettua toisella maksupostilla. Laitteiden asennuksen jälkeen saadaan laittaa kolmas maksuposti ja siitä saatavilla rahoilla saadaan maksettua tulevien LVI töiden kustannukset. LVI-töiden ja sähköistyksen jälkeen laskutetaan neljäs maksuposti ja luovutuksesta viimeinen maksuposti.
Etupainotteisesti laskuttamalla saadaan projektinaikainen rahoitus riittämään. Aina tämä ei välttämättä ole mahdollista ja sen vuoksikin projektien tarkka kustannusseuranta on tärkeässä roolissa.

Projektin alkaminen

LemonTimeProjektiin osallistuville henkilöille kerrotaan projektin alussa miten työtunnit kirjataan ja mahdollisissa tarvikeostoissa annetaan laskuttajalle aina projektinumero. Tarkoilla ohjeilla saadaan kustannusten kohdistukset menemään heti oikein ja vältytään myöhemmältä säätämiseltä.

Töiden jakaminen henkilöille voi tapahtua kahvipöytäkeskusteluissa tai sovellusten kautta. Nykypäivänä on varsin yleistä, että henkilöllä on omassa kännykässä työlista. Se vähentää epätietoisuutta ja aikataulut toteutuvat paremmin, kun tehdään oikeita asioita oikeaan aikaan.

Kun laitteet tilataan, kohdistetaan ostotilaus projektille. Näin meillä on tiedossa, että osto on ylipäätään hoidettu ja saamme tiedon projektille sitoutuneesta kustannuksesta. Ostolasku tulee aikanaan tämän ostotilauksen perusteella ja se kohdistetaan projektille. Kohdistukset kannattaa aina tehdä siihen vaiheeseen, johon kustannus oikeasti liittyy. Näin saadaan tarkempaa raportointia. Tässä tapauksessa ostotilaus ja ostolaskut kohdistetaan projektille 563 ja vaiheelle koneet ja laitteet.

Maksupostilaskutus

Projektin maksupostien laskuttaminen on yksi tärkeimmistä tehtävistä. Niiden täytyy lähteä ajallaan, jotta projektin rahoitus onnistuu suunnitellusti. Maksupostien suorituksiakin on syytä seurata, ellei sitten oteta käyttöön automaattista maksumuistutusta ja perintää.

Projektiseuranta

Projektiseurantaa tulee tehdä projektin pituudesta ja laajuudesta riippuen joko viikoittain tai kuukausittain. Tässä esimerkissä on melko rauhallinen tahti, joten kuukausittain tehtävä seuranta on riittävä. Hyvä tietysti olisi, jos työtuntien osalta tarkistetaan tilanne aina tietyn työn valmistumisen jälkeen. Näin unohtuneet työtunnit osataan helpommin kirjata oikein ja luodaan organisaatioon kulttuuri, että kaikki kirjataan projektille kulun syntymisen hetkellä.

seuranta
Projektin seurantaan on myös helppoja visuaalisia raportteja. Niistä nähdään nopealla silmäyksellä mikä projektin rahatilanne on.

graafi

Budjettimuutokset

Budjettiin tulee lähes aina muutoksia projektin edetessä. Eteen sattuu asioita, joita ei ole osattu ottaa huomioon tai asiakas tilaa lisätöitä. Projektin muutoksista kannattaa tehdä muutokset myös järjestelmään.
Alkuperäistä budjettia ei muokata, vaan tehdään muutos ns. ennusteena. Tässä on se hyöty, että projektien jälkilaskentaa tehdessä tai seuraavaa projektia tarjotessa nähdään toteutuneesta projektista oikea tilannekuva. Jos alkuperäistä budjettia muuttaa, ei projektista saada selville enää myöhemmin projektin aikana esiintulleita yllätyksiä.
Tässä tapauksessa lisätään LVI-työt vaiheeseen uusi Palkka-ennuste. 4h lisää työaikaa.

ennuste

Asiakas haluaa myös vanhan varaajan pois tilaa viemästä. Tarjotaan asiakkaalle varaajan poistoa. Tiedossa on asbestityö ja se tilataan alihankkijalta. Perustetaan asiakkaan tilauksesta myyntitilaus, kohdistetaan se projektille ja lisätään samalla uusi lisätyövaihe. Lisätään Alihankinta-kululajille budjetiksi 1000 euroa.


lisätyö

Lisätään uudesta lisätyöstä maksuposti.

maksuposti lisätyöstä

Projektin päätös

Projektin vaiheiden valmistuttua, ostolaskut suoritettuna ja maksuposteista rahat saatuna voidaan projekti päättää. Päätöksestä kannattaa tehdä ns. loppuraportti. Raportissa kerrotaan miksi tässä projektissa onnistuttiin hyvin tai mitä olisi voitu tehdä paremmin. Kerätään osallistujilta, myös asiakkaalta, palautetta ja pyritään löytämään niitä hyviä asioita, jotka kannattaa viedä mukanaan seuraavaan projektiin.

Yhteenveto

Yritystoiminta on muuttumassa entistä enemmän projektiluonteiseksi. Töitä tehdään tilauksesta, työt ovat lähes aina omanlaisiaan projekteja. Yllättäviä tilanteita sattuu eteen ja kilpailutilanne markkinoilla on kova. Kaikki tämä yllätyksellisyys ja ennalta-arvaamattomuus aiheuttaa painetta projektin tarkkaan seuraamiseen.
Hyvin usein yrityksen kasvu ja kiire vie mennessään, eikä seurantaan ole aikaa keskittyä. Yksinkertainenkin seuranta tuo ennakoitavuutta niin töihin kuin kassavirtaankin. Tämä luo yrityksen toimintaan varmuutta ja asiakkaiden sekä henkilöstön suuntaan uskottavuutta.

Projektiosaaminen kasvaa projektien myötä ja tulosten näkeminen motivoi tekemään asioita vielä entistäkin paremmin. Aloita projektiseuranta nyt ja ole edelläkävijä.

Tutustu Lemonsoft Projektinhallintaan »



Oletko hankkimassa ensimmäistä toiminnanohjausjärjestelmää? Kenties vaihtamassa vanhaa uuteen ja ehompaan?

Jätä yhteydenottopyyntö, niin otamme sinuun yhteyttä mahdollisimman pian.

Ota yhteyttä

« takaisin lemon news etusivulle

Sami Eromäki

Sami Eromäki

Toimin Lemonsoftilla rakentamisen ja projektiliiketoiminnan toimialajohtajana. Asiakaskeskeisyys, läpinäkyvyys ja luottamus ovat keskeiset arvot jotka näkyvät työpäivissäni. Entisenä yrittäjänä koen tärkeäksi olla helpottamassa ja edesauttamassa asiakkaidemme liiketoimintaa. Vapaa-aika kuluu perheen ja perinnerakentamisen parissa.

Tilaa uutiskirje!