Projektin budjetointi on osa tarjousvaihetta ja osa projektin suunnittelua. Se on myös yksi merkittävä tekijä onnistuneessa projektissa. Pienissä projekteissa riittää yleensä karkea hiharavistus projektin kustannuksista, toki sekin pitää perustua kokemukseen, mutta laajemmissa projekteissa budjetointi on tarkkuutta vaativa prosessi.
Projektin budjetti saa ensimmäiset muotonsa esimerkiksi toimitusprojektin tarjousvaiheessa. Tässä vaiheessa voidaan puhua alustavasta kustannusarviosta. Silloin on tiedossa projektin laajuus ja karkeasti lasketut määrät. Budjetti saattaa koostua materiaaleista, työtunneista, matkakuluista ja ulkopuolisista palveluista. Nämä tiedot tulee olla ainakin osittain mietittynä tarjousvaiheessa. Muutoksia toki tarjousvaiheesta toteutukseen voi tulla. Esimerkiksi itse valmistetut osat voidaankin ostaa ulkoa.
Materiaalien osuus toimitusprojekteissa lasketaan yleensä jollakin toimialaan erikoistuneella laskentajärjestelmällä kuten esimerkiksi Talosoftalla, joka taipuu moneen eri toimialaan. Puhutaan esimerkiksi massoittelusta ja määräluettelosta. Määrät tuodaan tarjouslaskentatyökaluun ja hinnoitellaan materiaalien osuus. Tästä saadaan toimitusprojektin materiaalibudjetti. Materiaalit voidaan tarvittaessa kohdistaa projektivaiheelle ja hyödyntää vaihetietoa ostoissa. Määräluettelossa voi olla mukana myös muut budjetin kustannuslajit ja ne saavat myös tarjouslaskennassa hintansa.
Työtuntien budjetointi on helpompaa, kun projekti on ositettu pienempiin kokonaisuuksiin tai jopa tehtävätasolle. Projektin vaiheistuksen taso ja yksityiskohtaisuus riippuu täysin projektin koosta ja luonteesta. Pienemmissä projekteissa ositus tehdään yleensä hieman karkeammalla tasolla, mutta aina projekti kannattaa osittaa, ihan jo seurannankin kannalta. Työmäärät arvioidaan alimmalle tasolle, josta muodostuu ylemmän tason kokonaismäärä. Ositus voi näyttää esimerkiksi tältä:
1. Teollisuusrakennuksen rakentaminen
1.1 Maa- ja pohjarakentaminen
1.1.1 Raivaus ja purku
- Työtunnit
- Materiaalit
- Ulkopuoliset palvelut
- Matkakulut
1.1.2 Maankaivu
- Työtunnit
- Materiaalit
- Ulkopuoliset palvelut
- Matkakulut
1.1.3 Louhinta
- Työtunnit
- Materiaalit
- Ulkopuoliset palvelut
- Matkakulut
Tässä siis työmäärien arviointi tapahtuu alimmalle tasolle eli esimerkiksi Raivaus ja purku -vaiheelle ja siellä kululajille.
Projekti sisältää yleensä aina muutoksia ja eteen tulevia yllätyksiä. Nämä vaativat lisäpanostuksia, joka aiheuttaa lisäkustannuksia. Budjettiin onkin syytä lisätä projektin luonteesta ja koosta riippuen muutaman prosentin pelivara näitä muutoksia varten.
Yleinen tapa laadittaessa projektin budjettia on lisätä budjettiin myös välillisiä ja yrityksen kiinteitä kustannuksia. Esimerkiksi projekti tarvitsee aina jonkin verran hallinnollista työtä talous- ja HR asioihin liittyen.
Lopullinen projektin kustannusarvio saadaan yleensä vasta sitten, kun suurimmat hankinnat ja tärkeimmät sopimukset ulkopuolisten toimijoiden kanssa on sovittu. Tässä kohtaa kustannusarvio asetetaan projektin budjetiksi eli kustannustavoitteeksi ja sitä lähdetään seuraamaan.
Projektin kustannusbudjetin aikataulu saadaan projektivaiheelta. Aikataulun avulla kustannukset voidaan jaksottaa koko projektin toteutuksen ajalle ja huomioida esimerkiksi kassavirrassa. Kuukausittaista vaihtelua ja poikkeamaa verrattuna budjettiin syntyy varmasti, esimerkiksi ostolaskuviiveiden vuoksi. Kannattaakin huomioida seurannassa myös sitoumien eli tulevien kustannusten osuus.
Projektin edetessä budjettia muokataan ennusteilla. Hyvänä tapana pidetään sitä, että alkuperäistä budjettia ei muokata, vaan sen annetaan olla se mikä alussa syötettiin kustannustavoitteeksi. Ennusteita tehdessä verrataan projektille kohdistuneita kuluja eli toteumaa ja sitoumia budjettiin. Jos ennustetta tekevä henkilö huomaa budjetin riittämättömyyden, hän korjaa kuluja ennusteella vastaamaan nykyistä tietämystä.
Tutustu Talosoftan kustannuslaskentaan »
