Automatiikkaa kannattaa aina hyödyntää ja yksi Lemonsoftin vahvuuksista on automaattiset tiliöinnit. Johdon raporttien kautta saa kattavan tilaston esim. asiakasryhmittäin ja tuoteryhmittäin, mutta välillä on järkevää tehdä kirjanpidollinen jako. Sisäisen tarpeen lisäksi myös veroraportointi asettaa omat vaatimukset kirjanpidolliseen tiliöintiin, esimerkiksi kun myydään sekä kotimaahan että ulkomaille.
Tässä artikkelissa käydään läpi esimerkkien avulla erilaisia variaatioita myyntitilin automaattiseen asetteluun. Rivin myyntitili haetaan tietyssä järjestyksessä ja tämä järjestys on tarjouksen, myyntitilauksen sekä myyntilaskun osalta tämä:
- Asiakkaan tiliöintimatriisi
- Asiakkaan myyntitili
- Nimikkeen myyntitili
- Numerosarjasta tilauslajin takaa
- Tilikartan oletustili
Näitä yhdistelemällä saadaan yrityksellesi ratkaisu, jonka tuo oikea tuoterivitiliönti. Myyntitilille määritellään aina tilikartassa käyttötarkoitus. Myyntitilin ei tarvitse olla 3000-alkava, vaan voi olla myös ostotili tai tasetili tarvittaessa, esim. kun laskutetaan henkilökunnalta saamisia.
Tarve: Kaikki myynnit tiliöidään yhdelle myyntitilille, esim Kotimaan myynti 24%.
Määrittele Asetukset Numerosarjat Tarjous/tilaus/lasku-lajin takana haluttu myyntitili.
Tarve: Myynnit jaetaan Kotimaan myyntiin 24 % sekä Ulkomaan EU-myyntiin.
Perusta tarvittavat määrät lajeja (tarjous, tilaus, lasku) ja määrittele jokaiselle haluttu myyntitili. Muista aina valita oikea laji uutta tapahtumaa luotaessa.
Tarve: Myynti on vain Suomessa ja halutaan tuotekohtaisesti seurata myyntejä
Määrittele tuotekohtaisesti myyntitili Logistiikka Nimikerekisteri Muut Tiedot-välilehdellä
Mikäli vain osassa tuotteista on määritelty myyntitili, käytetään muiden osalta lajin takana olevaa myyntitiliä (esimerkki 1). Näin saadaan siis tilanne, jossa laji määrittelee myyntitilin, mikäli tuotteella ei ole määritelty myyntitiliä.
Tarve: Haluamme seurata asiakaskohtaisesti myyntiä kirjanpidossa. Toinen variaatio on, kun halutaan konsernin väliset tapahtumat tiliöidä omalle tilille mutta muille myynti tiliöityy tuotekohtaisesti. Jälkimmäisessä tapauksessa määritellään asiakasrekisterin myyntitili ainoastaan konsernin asiakkaille.
Määrittele Asiakkuudenhallinta Asiakasrekisteri Laskutus ja tilaukset-välilehdellä asiakaskohtainen myyntitili.
Tarve: haluamme seurata myyntejä tuoteryhmäkohtaisesti
Tässä tapauksessa otetaan tiliöintimatriisi käyttöön eikä ole tarvetta määritellä tuotekohtaista myyntitiliä. Varmista että sinulla on tuoteryhmät luotu Asetukset Hierarkiset ryhmät Tuoteryhmät. Jokaiselle tuotteelle annetaan tuoteryhmä.
Avaa Asetukset Tiliöintimatriisi ja luo uusi matriisi ja anna sille kuvaava nimi. Lisää tuoteryhmät syöttämällä tuoteryhmän numeron, ja määrittele sen jälkeen oikea kirjanpidon tili ko. tuoteryhmälle. Huomioi, että usealle tuoteryhmälle voi olla sama kirjanpidon tili, mutta yhdelle tuoteryhmälle ei voi käyttää useaa eri tiliä. Luo tällaisessa tapauksessa uusi tuoteryhmä ja siirrä tuotteet uudelle tuoteryhmälle.
Määrittele kaikille asiakkaille Asiakkuudenhallinta Asiakasrekisteri Laskutus ja tilaukset-välilehdellä myynnin tiliöintimatriisi käyttöön. Hyödynnä asiakasrekisterin mallipohjasta, jolloin saat automaattisesti myynnin tiliöintimatriisin kaikille uusille asiakkaille.
Tarve: Meillä on monenlaista myyntiä, joka on verotussyistä pakko jakaa eri myyntitileille, mutta muuten ei ole tarve eritellä esim. tuoteryhmittäin. Meillä on kotimaan myynti, rakennusalan käänteinen alv sekä myynti EU:lle.
Tässä tapauksessa perusidea on sama kuin edellisessä esimerkissä mutta luodaan useita tiliöintiryhmiä – yksi jokaiselle variaatioille. Esim Suomi, EU-myynti, Vienti, Rakennusalan, Konserni. Jokaiselle tuoteryhmällä voidaan määritellä sama myyntitili, huomioiden kuitenkin verottajan asettamat vaatimukset esimerkiksi tavaroiden ja palveluiden osalta.
Määrittele asiakaskohtaisesti oikea tiliöintimatriisi. Voit helpottaa uusien asiakkaiden luontia luomalla omia mallipohjia jokaiselle ryhmälle ja asettamalla oikean tiliöintiryhmän valmiiksi.
Halutessasi voit tietenkin tässäkin esimerkissä käyttää eri tiliöintiä per tuoteryhmä.
