Kattava varasto voi hyvinkin olla yrityksesi kilpailuetu – tai Akilleen kantapää. Jos voit toimittaa tuotteet asiakkaalle silloin, kun kilpailijasi vasta tekee tilausta Kiinasta, olet luultavasti lähellä kauppaa. Toisaalta tämä sama kilpailijasi saattaa kyetä kilpailemaan muilla keinoin, koska sen pääomat eivät ole vankina varaston hyllyllä.
Varasto on yrityksen sitoutunutta pääomaa, joka ei tuota korkoa tai tuottoa. Varasto sitoo myös tilaa, josta yritys joutuu maksamaan vuokraa, sähköä, vakuutuksia ja muita kuluja. Varaston arvo voi myös laskea ajan myötä, jos tuotteet vanhenevat tai menettävät kysyntää.
Varaston koko vaikuttaa siis suoraan yrityksen kassaan, joka on yrityksen polttoainesäiliö. Vain raha kassassa pitää yrityksesi rattaat liikkeessä.
Mitä pienempi varasto, sitä enemmän kassaa on käytettävissä muihin tarkoituksiin, kuten investointeihin, yrityksen kehittämiseen tai vaikkapa osinkojen jakamiseen.
Liian suurta varastoa ei kuitenkaan tule tarkastella yksittäisenä haasteena vaan useiden varastonhallinnan haasteiden lopputulemana.
Varaston kiertoajan optimointi
Varaston kiertoaika tarkoittaa sitä aikaa, jonka tuote viettää varastossa ennen kuin se myydään asiakkaalle. Mitä nopeammin varasto kiertää, sitä parempi on yrityksen kassavirta ja kannattavuus. Varaston kiertoajan lyhentämiseksi on tärkeää ennustaa kysyntää, hallita tilauksia ja varmistaa koko toimitusketjun tehokkuus.
Ostojen ja menekin ennakoiminen ja ajoittaminen on yksi toiminnanohjauksen tärkeimmistä osa-alueista, jolla on hyvin suoraviivainen vaikutus yrityksesi kassaan. Moderni toiminnanohjausjärjestelmä edesauttaa varaston kiertoajan optimointia, eikä sen hankintaa kannata lykätä kauas tulevaisuuteen kulujen pelossa.
Varaston ja tuotannonohjauksen synkronointi
Varasto voi koostua valmiista asiakkaille toimitettavista tuotteista, mutta myös raaka-aineista, keskeneräisistä tuotteista tai esimerkiksi komponenteista, joista yritys valmistaa tuotteita.
Tuotantoyrityksessä varaston ja tuotannonohjauksen synkronointi on olennainen osa toiminnanohjausta ja se on sujuvan tuotannon perusedellytys. Jos varasto ja tuotanto ovat synkronoimattomia, se johtaa joko yli- tai alivarastointiin, jotka molemmat aiheuttavat tehottomuutta ja pahimmassa tapauksessa tuotanto- ja toimituskatkoksia.
Parhaiten varaston ja tuotannon synkronointi onnistuu, kun molemmat toiminnot hoidetaan samassa toiminnanohjausjärjestelmässä.
Pienempi varasto ei aina ole parempi – ennustamalla se selviää
Varastonhallinnassa ja sen suunnittelussa korostetaan useimmiten varaston pienentämistä, mikä on ymmärrettävää, koska ylisuuret ja huonosti kiertävät varastot ovat yleinen ongelma.
Toisaalta, mikäli kassa ja muut resurssit sallivat, voit luoda kilpailuetua kilpailijoita suuremmalla varastolla, koska suurempi varasto mahdollistaa usein nopeammat toimitukset. Lisäksi oikein ajoitetut suuremmat kertaostot voivat tuoda merkittäviä säästöjä, jolloin saat rahallesi tuottoa.
Suuremman varaston ylläpitäminen onnistuu turvallisesti hyvän ennustamisen tukemana. Luonnollisesti sinun tulee ymmärtää markkinatilanne menekin arvioimiseksi, jotta tavata ei jämähdä varastoon. Lisäksi kannattaa panostaa taloudelliseen ennustamiseen siten, että myös tase tulee huomioiduksi riittävässä laajuudessa. Pelkän tulosennusteen avulla on mahdotonta arvioida, onko suunnitelmasi vedenpitävä talouden ja kassan näkökulmasta.
Hyvä työkalu tuloksen, taseen, varaston ja kassavirran ennustamiseen on Finazilla, joka on valmiiksi integroitu Lemonsoftiin ja integroitavissa kaikkiin liiketoiminnassa käyttämiisi ohjelmistoihin.
Tutustu tarkemmin - Finazilla for Lemonsoft >>
Muutama vinkki kassan vahvistamiseen varastohallinnan avulla
Varaston pienentäminen on yksi tehokkaimmista, joskaan ei ainut, tapa vahvistaa yrityksen kassaa. Varaston pienentäminen edellyttää kuitenkin huolellista suunnittelua, analysointia ja seurantaa, jotta varmistetaan, että yritys pystyy täyttämään asiakkaiden odotukset ja tarpeet.
Tässä on joitakin vinkkejä siihen, kuinka voit pienentää varastoasi:
- Paranna ennustamista: Yksi yleisimmistä syistä liian suureen varastoon on huono ennustaminen, eli yritys ei tiedä, kuinka paljon, milloin ja mitä tuotteita asiakkaat haluavat. Parantamalla ennustamista voit vähentää varaston ylijäämää ja alijäämää, ja tilata vain sen verran tuotteita, kuin tarvitset. Voit parantaa ennustamista esimerkiksi keräämällä ja analysoimalla historiallista ja reaaliaikaista myynti- ja kysyntädataa, seuraamalla markkinatrendejä ja asiakaskäyttäytymistä, ja käyttämällä ennustamiseen sopivia ohjelmistoja ja menetelmiä.
- Optimoi tilausmäärät: Toinen tapa pienentää varastoa on optimoida tilausmäärät, eli tilata tuotteita oikea määrä oikeaan aikaan. Tämä tarkoittaa, että sinun tulee löytää tasapaino tilauskustannusten ja varastointikustannusten välillä, ja tilata tuotteita niin, että varasto ei ole liian suuri eikä liian pieni.
- Lyhennä toimitusaikoja, jos mahdollista: Kolmas tapa pienentää varastoa on lyhentää toimitusaikoja, eli aikaa, joka kuluu siitä, kun tilaat tuotteen, siihen, kun saat sen varastoon. Lyhyemmät toimitusajat tarkoittavat, että sinun ei tarvitse pitää niin paljon varastoa, koska voit tilata tuotteita nopeammin ja useammin. Voit lyhentää toimitusaikoja esimerkiksi valitsemalla luotettavia ja nopeita toimittajia, neuvottelemalla paremmat sopimukset ja ehdot, käyttämällä tehokkaita kuljetus- ja logistiikkapalveluita, ja vähentämällä byrokratiaa ja viivästyksiä tilausprosessissa.
Artikkelin tärkeimmät opit
- Varasto on sitoutunutta pääomaa, joka vaikuttaa kassavirtaan: Varasto kannattaa pitää niin pienenä kuin mahdollista asiakastyytyväsyyttä vaarantamatta.
- Varaston kiertoaika on tärkeä mittari: Mitä nopeammin varasto kiertää, sitä parempi on yrityksen kassavirta. Varaston kiertoajan lyhentämiseksi tarvitaan hyvää ennustamista, tilausten hallintaa ja toimivaa toiminnanohjausta.
- Varaston ja tuotannon synkronointi on olennaista: Varaston ja tuotannon synkronointi varmistaa, että varastossa on oikea määrä oikeita tuotteita ja raaka-aineita tuotannon tarpeisiin.
Haluatko tietää enemmän? Lataa ilmainen ERP-hankintaopas >>
