Nyt pitää olla kieli keskellä suuta, ettei tule listattua pelkkiä kliseitä, koska tästä asiasta on kirjoitettu varmaan vähän yli toista miljoonaa blogia. Ehkä enemmänkin. Olen tehnyt tämän alan hommia kohta 17 vuotta ja olen sinä aikana nähnyt valtavan määrän erilaisia yrityksiä, jotka ovat ottaneet toiminnanohjausjärjestelmän, eli ERPin käyttöönsä vaihtelevan laajuisina kokoonpanoina. Yritysten toimialat ja kokoluokat ovat vaihdelleet laidasta laitaan, toki PK-sektorin sisällä, mutta yksi asia on yhdistänyt kaikkien näiden yritysten hankinnan. Nämä yritykset ovat hankkineet valmiin ohjelmiston ja pyrkineet välttämään räätälöintejä mahdollisimman pitkälle. Tämä ei tarkoita sitä, etteikö hyllystä otettua valmista pakettia ole joissain tapauksissa täydennetty jollain pienemmällä räätälöinnillä, jotta kokonaisuus saadaan esimerkiksi juttelemaan jonkin toisen yritykselle kriittisen järjestelmän kanssa. Joka tapauksessa, varsinkin PK-kokoluokan yrityksissä ymmärretään hyvin SAPin jo kauan sitten toteama asia, eli että 80% räätälöinneistä osoittautuu turhiksi.
Aiemmin mainitusta 17 vuodesta olen varmaan ainakin puolet ajasta toitottanut, että kun kerran nämä järjestelmät ovat pitkälle valmista tavaraa, miksi ei myös käyttöönotossa voida toimia samalla periaatteella? Vanhaksi kun elää, alkaa nähdä ympärillään muutoksia, joita huomaa ajatelleensa jo kauan sitten. Ehkä meillä oikeasti on jonkinlainen kollektiivinen tajunta, joka tuottaa haluamiamme muutoksia isomman joukon tuottamana, tosin pikkuhiljaa. Tai sitten meidän saman mielisten yhteinen toitottaminen on tuottanut tulosta muulla tavoin. Tällä hetkellä alallamme on nimittäin selvästi nähtävissä trendinä käyttöönottojen paketointi, tehostaminen ja tuotteistaminen.
Lemonsoftissa tätä on harjoiteltu jo muutama vuosi ja palvelupakettimme on hioutunut erinomaiseksi. Tavoitteenamme on tehdä Lemonsoft-järjestelmän käyttöönotoista sellaisia, että kun käyttöönottopäivä koittaa, kaikilla on kivaa. Tämä edellyttää myös asiakkaan puolen parempaa huomioimista, koska iso osa käyttöönottoon liittyvistä töistä tehdään yrityksen sisällä ja yrityksen henkilöstön toimesta. Tämä on käyttöönottoprojektin vaativin osa, mikä voi kuulostaa kummalliselta, kun järjestelmä ja sen toimitus kuitenkin ostetaan ulkopuolelta. Projektin ohjaaminen yrityksen ulkopuolelta ei kuitenkaan riitä, jos yrityksen omaa väkeä ei saada lähtemään mukaan muutokseen. Jos muutosta katsoo työntekijän näkökulmasta, se on monelle lähtökohtaisesti ikävä asia, koska se rikkoo rutiinin ja pakottaa muuttamaan omaa tekemistä jollain tavalla. Toki moni työntekijä näkee muutoksessa positiiviset puolet, eli mitkä asiat omassa työssä paranevat uuden järjestelmän avulla.
Tässä kohtaa yrityksen omat työkalut saattavat jäädä kovien perustelujen asteelle, mikä ei aina riitä kannustamaan yrityksen väkeä lähtemään mukaan muutokseen. Meillä Lemonsoftissa tuli mieleen, että jospa tässä kohdassa tarjoammekin yrityksen johdolle työkalut siihen, miten yrityksen henkilöstölle kerrotaan järjestelmän hankinnasta ja sen käyttöönotosta niin, ettei asiasta muodostu mörköä. Olemme keränneet vuosien kokemuksen tuottaman tiedon käyttöönotoissa eniten haasteita tuovista asioista ja tilanteista. Tähän tietoon nojaten kokosimme joukon yksinkertaisia keinoja yrityksen johtoa varten muutoksenhallinnan käynnistämiseen ja hallitsemiseen niin, että työntekijöiden kokema muutos ei käänny järkytyksen ja stressin suuntaan. Muutoksen hallittu toteutus on suurin tekijä käyttöönoton onnistumiseen ja sen myötä tietysti myös investoinnin takaisinmaksuajan lyhentämiseen. Tavoitteenamme on pelkistää käyttöönoton henkinen puoli siihen, että kun löytyy tahtotila, loppu on vain tekemistä.
Tutustu kivempaan käyttöönottoon täältä. Tehdään pakollisesta kynnyksestä matalampi ja aloituksesta parempi.
