Näin varmistat projektin onnistumisen
Oletko kuullut tarinan ERP-projektista, joka ylitti budjetin, venyi aikataulusta ja päättyi lopulta siihen, että työntekijät palasivat käyttämään Exceliä? Joidenkin arvioiden mukaan jopa 70 % toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönottoprojekteista epäonnistuu tai ei saavuta niille asetettuja tavoitteita.
Tämä ei johdu siitä, että ERP-projekti olisi itsessään huono ajatus, vaan useimmiten syynä on väärin toteutettu käyttöönotto. Mutta miten toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto tehdään onnistuneesti? Mitkä ovat yleisimmät sudenkuopat ja mikä erottaa onnistuneet projektit epäonnistuneista?
Miksi ERP-käyttöönotto on niin haastava projekti?
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on paljon muutakin kuin pelkkä ohjelmiston asennus. Se on kokonaisvaltainen muutosprojekti, joka vaikuttaa koko organisaatioon.
"Käytännössä ERP-järjestelmän hankinta ei missään tapauksessa ole vain ohjelmiston ostamista, vaan se on enemmän muutosjohtamista koko yritykselle. Siellä uudistetaan koko yrityksen toiminta pahimmassa tapauksessa", kertoo Sami Eromäki Lemonsoftin LemonPod -podcastissa.
Monesti asiakkaat eivät täysin hahmota, mitä ovat ostamassa. "Jos ajatellaan, että nyt ostetaan joku softa, ja softaa on helppo ostaa – esimerkiksi puhelimeenkin ladataan sovelluksia joka päivä –, niin samaa ajatellaan myös toiminnanohjausjärjestelmästä. Mutta ERP-järjestelmän hankinta ei ole sitä", Eromäki jatkaa.
Ohjelmisto itsessään on vain väline. Todellinen haaste on ihmisten toiminnan ja prosessien muuttaminen. Kun tämä ymmärretään jo lähtötilanteessa, luodaan pohja onnistuneelle käyttöönotolle.
Yleisimmät haasteet ERP-käyttöönotossa
ERP-käyttöönottoprojektin yleisimmät kompastuskivet liittyvät useimmiten muutosjohtamiseen, valmisteluun ja resursointiin.
- Muutosvastarinta
Muutosvastarinta on luonnollinen reaktio uudistuksiin. "Etenkin pidempään toimineissa yrityksissä, jos on 10 vuotta samalla tavalla kerätty ja kierretty sitä varastoa, niin se on aika kova pala nieltäväksi, kun yhtäkkiä joku kapula rupeaa kertomaan, että tee näin", kuvailee Eromäki.
Kun henkilökunta on saanut olla mukana hankintavaiheessa, muutosvastarinta on kuitenkin huomattavasti pienempää.
KUUNTELE LEMONPOD-JAKSO "HANKINTA" >>
LATAA ERP-HANKINTAOPAS >>
- Riittämätön valmistelu
Toinen merkittävä haaste on hankintavaiheen riittämätön valmistelu. Jos ostovaihe vedetään nopeasti läpi ilman kunnollista analyysia ja prosessien kuvausta, yllätyksiä tulee varmasti käyttöönottovaiheessa.
"Jos sitä valmistelua ei tehdä alkuvaiheessa, niin se tehdään sitten käyttöönottovaiheessa. Siihen mennessä on jo tietyllä kaavalla se ERP hankittu, ja siinä kohtaa tulee sitten yllätyksiä", Eromäki toteaa.
Riittämätön valmistelu näkyy erityisesti silloin, kun ERP-hankinta nähdään liian suppeana ratkaisuna. "Haetaan vain tiettyä toimintoa, vaikka varastonhallintaa, eikä ymmärretä sitä, että sillä on vaikutusta koko yrityksen toimintaan ja prosesseihin ja ihmisiin", Eromäki kertoo.
Usein myös oletetaan, että toimittaja tuntee yrityksen toimintatavat jo myyntivaiheessa, vaikka todellisuudessa prosesseja pitäisi käydä läpi huomattavasti syvällisemmin. Erityisesti yksittäisten kirjausten ja päivittäisten rutiinien tason ymmärtäminen on tärkeää, jotta järjestelmä saadaan aidosti tukemaan yrityksen toimintaa.
- Epärealistiset aikataulut ja resurssit
Kolmas yleinen kompastuskivi on liian tiukka aikataulu ja riittämättömät resurssit. ERP-projektia yritetään usein viedä läpi minimillä ja kiireisimmällä hetkellä.
"Yritetään liian nopeasti. Lähdetään siitä, että 'onko tämä meillä ensi kuussa valmis' tai pahimmassa tapauksessa ylihuomenna. Vaikka periaatteessa toimittajana se olisi mahdollista, niin suurin työ on siellä asiakkaalla: saada ihmiset kääntymään toiseen toimintamalliin ja oppimaan softan käyttö", Eromäki selittää.
Kun ERP-projekti yritetään viedä läpi liian nopeasti, syntyy helposti kaaos. Päivittäinen bisnes kärsii ja projekti vaarantuu.
Avaimet onnistuneeseen käyttöönottoon
Onnistunut käyttöönotto perustuu muutamaan selkeään periaatteeseen, joiden avulla suurin osa haasteista voidaan välttää.
- Huolellinen määrittelyvaihe
Käyttöönoton alussa toimittajan tekemä perusteellinen määrittelyvaihe on avainasemassa. Tässä vaiheessa käydään yrityksen prosessit syvällisesti läpi, jotta toimittajan asiantuntijat ymmärtävät, miten yrityksessä halutaan toimia.
"Vaikka saattaa tuntua siltä, että nämä asiat on jo myyjän kanssa käyty läpi, niin 99 prosentissa tapauksista vältetään yllätyksiä, kun prosessit käydään useamman kerran läpi", kertoo Eromäki.
Määrittelyvaiheessa kannattaa mennä yksittäisen kirjauksen tasolle, ei vain yleiselle tasolle. Yrityksen koosta riippuen määrittelyyn menee tunneista päiviin.
- Avainhenkilöiden nimeäminen ja sitouttaminen
Projektin onnistumisen kannalta on tärkeää, että jokaisesta yrityksen toiminnosta on avainhenkilö mukana käyttöönotossa. Nämä henkilöt toimivat sillanrakentajina järjestelmän ja oman tiiminsä välillä.
"On tärkeää, että jokaisesta yrityksen toiminnosta joku osallistuu käyttöönottoon – varastolta joku, tilausten käsittelijä, taloudesta jne. Koko projektin ajan siellä on ne henkilöt, jotka pystyvät viemään sitä uutta toimintamallia tiimille", painottaa Eromäki.
Tämä lähestymistapa tekee käyttöönotosta huomattavasti sujuvamman, sillä tieto kulkee luontevasti henkilöltä toiselle. "Se on paljon mukavampi hyväksyä, kun tiimikaveri opettaa, kuin että sieltä tulee joku ulkopuolelta sanomaan, että 'tee näin'", muistuttaa Eromäki.
- Realistinen aikataulu ja resursointi
Kolmas keskeinen onnistumistekijä on realistinen aikataulu ja riittävä resursointi. ERP-käyttöönotto vaatii aikaa, jotta henkilöstö ehtii sisäistää muutokset ja uudet toimintamallit.
"Pitää varata riittävästi aikaa, että järjestelmä saadaan laadukkaasti käyttöön ja luotua pohja tulevaisuuteen. Tärkeää on luoda sellainen fiilis firmassa, että tämä on hyvä juttu", korostaa Eromäki.
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon kannattaa varata kuukausia. Isommissa yrityksissä puhutaan jopa vuosista. Hyvä ajankohta on yrityksen hiljaisempi kausi, jotta seuraavan sesongin alussa ollaan valmiita.
Käyttöönoton jälkeen: Jatkuva kehittäminen
ERP-projekti ei pääty käyttöönottoon, vaan silloin alkaa järjestelmän jatkuva kehittäminen. Tässä vaiheessa pääkäyttäjillä on keskeinen rooli.
"Jos pääkäyttäjää talossa ole, niin kyllä sen softan kehitys jää sille tasolle, mihin se käyttöönottovaiheessa jäi. Aika usein se tarkoittaa vajaakäyttöä", Eromäki varoittaa.
Pääkäyttäjä voi olla yksi henkilö, joka tuntee koko yrityksen toiminnan, tai eri toiminnoista nimetyt henkilöt, jotka muodostavat pääkäyttäjäryhmän. Heidän tehtävänsä on seurata järjestelmän kehitystä, kouluttaa muita käyttäjiä ja viedä toiminnanohjausjärjestelmää eteenpäin.
"Kun ohjelmisto kehittyy jatkuvasti, pääkäyttäjällä on oikea työmaa lukea versiotiedotteet ja katsoa, saataisiinko jotain lisää käyttöön. Monesti nämä asiat kuuluvat jo asiakkaan maksamaan hintaan, joten miksi niitä ei hyödyntäisi täysimääräisesti?" Eromäki huomauttaa.
Onnistumisen ydin: Johdon ja henkilöstön sitoutuminen
Jos pitäisi nimetä yksi kriittinen tekijä, joka erottaa onnistuneet ja epäonnistuneet ERP-projektit, se olisi johdon ja henkilöstön sitoutuminen.
"Jos jompikumpi ei ole projektissa mukana, se epäonnistuu ihan varmasti tai menee ainakin tosi paljon vaikeammaksi", tiivistää Eromäki.
Jos johto ei ole sitoutunut, eivät käyttäjätkään jaksa taistella asian puolesta. Toisaalta pelkkä johdon sitoutuminen ei riitä, vaan myös käyttäjät pitää saada mukaan.
Realismia ERP-käyttöönottoon
On hyvä muistaa, että toiminnanohjausjärjestelmän ei tarvitse ratkaista kaikkia mahdollisia ongelmia ja poikkeustapauksia. "Riittää, että se hoitaa 80 % arjen rutiineista. Jos joku poikkeus esiintyy kerran kuukaudessa tai harvemmin, niin sillä ei ole sen työn tehokkuuden kannalta kovin paljon merkitystä", muistuttaa Eromäki.
Viimeisen 20 %:n säätäminen voi tulla hyvin kalliiksi verrattuna hyötyyn. "Se on sama kuin polkupyöräilyssä: jos ostat 2000 euron pyörän, se painaa 13 kiloa. Jos haluat viedä siitä kilon pois, se maksaa 1000 euroa lisää. Jos haluat vielä kilon pois, se maksaa 5000 euroa lisää. Viimeinen hienosäätö tulee todella kalliiksi", havainnollistaa Eromäki.
Yhteenveto: ERP-käyttöönotto on investointi tulevaisuuteen
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto voi olla yritykselle joko paras päätös tai suurin virhe. Hyvällä valmistautumisella ja oikealla asenteella onnistuminen on kuitenkin enemmän kuin mahdollista.
Muista nämä kolme tärkeintä vaihetta:
- Huolellinen määrittelyvaihe toimittajan kanssa
- Avainhenkilöiden nimeäminen ja sitouttaminen
- Realistinen aikataulu ja riittävä resursointi
Lisäksi varmista, että sekä johto että henkilöstö ovat sitoutuneita projektiin. Näillä eväillä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto onnistuu ja tuo yrityksellesi kilpailuetua vuosiksi eteenpäin.
VARAA ESITTELY LEMONSOFTIN TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄ >>
LATAA ERP-HANKINTAOPAS >>
KUUNTELE KOKO PODCAST-JAKSO >>
