Otsikossa on looginen virhe, vai onko? Onhan ERP-projekti it-projekti, eikö olekin?
Kun ERP-projekti ajatellaan tietojärjestelmäprojektina, sen vetovastuu annetaan it-asioista vastaavalle henkilölle yrityksessä. Yrityksen johdon ei tarvitse liata käsiään eikä nähdä vaivaa. Johto antaa yrityksen it-asioista vastaavalle toimeksiannon: hanki järjestelmä, joka ratkaisee meidän ongelmat. Lopuksi syytetään tietojärjestelmää ja toimittajaa ihan surkeaksi, kun ongelmat eivät ratkenneetkaan. Taas NE tietojärjestelmätoimittajat tyrivät yhden ERP-projektin, onhan näistä luettu uutisia ennenkin.
Tuo äskeinen kuvaus on tietysti karikatyyrinen, mutta voi kuinka paljon siinä onkaan totta.
ERP-ratkaisu on mahdollistaja uusille toimintamalleille ja prosesseille sekä tiedolla johtamiselle.
ERP-ratkaisu ei itsessään ratkaise yrityksen ongelmia ja kehittämistarpeita eikä tuota liiketoiminnallisia hyötyjä. Hyödyt tulevat toimintamallien ja prosessien muutoksesta, oikein hoidetusta muutosjohtamisesta sekä onnistuneesta projektijohtamisesta.
ERP-projektin tekee haastavaksi sen laajuus: se ulottuu yrityksen kaikkiin toimintoihin ja prosesseihin. Toiminnanohjauksen kehittämisessä on kyse koko prosessiketjun ohjauksen parantamisesta ja koko prosessiketjun kokonaistehokkuudesta.
Mikäli yrityksessä tehdään prosessikohtaista kehittämistä, ajaudutaan helposti osaoptimointiin. Projektissa saadaan esimerkiksi myyntiprosessit tai taloushallinnon prosessit paremmalle tolalle, mutta niiden linkitys hankintaan ja tuotantoon ei ole optimaalinen. Tämän vuoksi ERP-projektissa on suunniteltava tavoiteprosessit koko prosessiketjulle myynnistä laskutukseen, vaikka itse käyttöönotto sitten toteutettaisiinkin vaiheittain eri prosesseille.
Hyötyjen määrittäminen ja investoinnin takaisinmaksulaskenta
Yrityksen johdon ja eri toimintojen avainhenkilöiden pitää käyttää aikaa prosessikehitykseen ja prosessien kehittämisellä saatavien hyötyjen arviointiin. Hyötylaskenta auttaa priorisoimaan kehittämistarpeita, joita kaikissa yrityksissä on yllin kyllin. Hyötyjen kautta voidaan myös laskea projektin takaisinmaksuaikaa.
ERP-projektissa euroja suurempi investointi on yrityksen johdon ja henkilöstön kehittämiseen sitoutuva työaika. Innomanin palvelumallissa laskemme eurojen lisäksi takaisinmaksun suhteessa työaikaan. Työaikaan suhteutetussa takaisinmaksulaskennassa investointi on kehittämiseen kuluva aika ja hyötynä ovat kehittämisellä saatavat työaikasäästöt.
Muutosjohtaminen ratkaisee kaiken
Suurin haaste ERP-projektissa on muutoksen johtaminen. Hyvän muutosjohtamisen elementit ovat:
- Projektin liiketoiminnalliset tavoitteet ovat kirkkaat. Jokainen yrityksessä ymmärtää muutoksesta saatavat hyödyt yksilö-, tiimi- ja yritystasolla.
- Projekti on oikein resursoitu. Jokainen yrityksessä ymmärtää, mitä toimenpiteitä häneltä ja hänen tiimiltään odotetaan projektissa.
- Projekti koetaan kaikkien yhteiseksi projektiksi. Projekti ei ole it-henkilöiden projekti tai johdon projekti tai jonkin yksittäisen funktion projekti.
- Vuorovaikutteinen johtaminen ja viestintä on toimivaa. Asioista keskustellaan ja keskustelu vahvistaa projektin tavoitteiden toteutumista.
Menestyksekkään ERP-projektin resepti
- 40 % liiketoimintaprosessien kehittämistä
- 20 % ammattimaista projektijohtamista
- 20 % tietotekniikkaa
- 20 % muutosjohtamista
Tule, tule hyvä ERP-projekti, älä tule huono ERP-projekti!
Innoman Oy on yritysten liiketoiminnan, prosessien ja toimintatapojen kehittämiseen erikoistunut asiantuntijaorganisaatio. Asiakasprojekteissa strategia, ihmiset, innovaatiot, tietotekniikka ja muutoksen johtaminen ovat vahvassa roolissa. www.innoman.fi
