Projektisuunnitelma on onnistuneen projektin lähtökohta. Sen laajuus riippuu täysin projektin luonteesta. Jos kyseessä on yksinkertainen ja lyhyt projekti, projektisuunnitelmakin voi olla yksinkertainen.
Projektin ollessa kuukausien pituinen, sisältäen useita osapuolia eli sidosryhmiä, aikataulupaineita ja ison kasan euroja, vaatii tämä jo hyvinkin syvällistä ja pitkälle vietyä suunnittelua. Projektin monimutkaistuessa myös riski poikkeamien syntymiseen kasvaa ja ne tulevat aina yllätyksenä. Yllätykset tietysti kuuluvat
osaltaan projektin luonteeseen, joten täysin niiltä ei voida suojatua, eikä kaikkiin kannatakaan varautua. Riskeiltä suojautuminenkin maksaa.
Hyvällä suunnittelulla itse työkin sujuu paljon nopeammin.
Hyvä projektisuunnitelma sisältää:
1. Projektipäällikön
Projektipäällikkö on henkilö, joka vastaa projektin viestinnästä, johtamisesta ja toimii ns. solmukohtana kaikelle tekemiselle. Hänen tulee tietää projektin tilanteesta ja etenemisestä kaikki. Projektin teknisestä sisällöstä ja syvemmästä
asiantuntijaosaamisesta vastaavat projektiresurssit.
2. Projektin tavoitteen ja lopputuloksen määritelmän
Kuvaa mitä projektilla tavoitellaan ja miksi. Kerro myös mitä valmis projekti sisältää
eli rajaa projektin sisältö. Tällä on merkitystä projektin päättämiseen.
3. Projektin vaiheet ja välietapit, miten päästään tavoitteeseen
Projektin jakaminen pienempiin osakokonaisuuksiin ja tehtäviin helpottaa projektin läpivientiä, seurantaa ja aikataulussa pysymistä.
4. Projektin kriittiset resurssit ja muut resurssitarpeet
Kuvaa projektisuunnitelmassa projektin onnistumisen kannalta kriittiset resurssit.
Ilman näitä resursseja, projekti kohtaa ylimääräisiä haasteita. Kerro myös projektin
muut osapuolet, kuten esimerkiksi yrityksen ulkopuoliset toimijat jotka ovat mukana toteutuksessa tavalla tai toisella.
5. Työnjaon resursseille
Kerro, miten projektin työtehtävät jaetaan resursseille. Kerro myös ne tehtävät joissa resurssivalinta ei voi vaihtua ilman suurempia aikatauluviivästyksiä tai muita
lisähaasteita.
6. Projektin aikataulun
Suunnittele projektille, projektin osakokonaisuuksille ja tehtäville tavoiteaikataulut.
Varaudu myöhästymisiin ja mieti eri osakokonaisuuksien aikataulujen
pelivarat.
7. Projektin riskit
Käy läpi projektin mahdolliset riskit. Mikä projektissa voi mennä pieleen, millä
todennäköisyydellä ja millaiset vaikutukset toteutuessaan riskillä on? Miten
vaikutuksiltaan vakavimmat riskit voidaan ennaltaehkäistä ja mitä tapahtuu, jos riski toteutuu?
8. Projektin dokumentoinnin
Projektiosapuolien tulee dokumentoida omaa tekemistään tavalla tai toisella.
Yleisesti kohdistetaan työtunnit projektille ja kerrotaan mitä ko. aikana tuli tehtyä.
Mutta dokumentointia saatetaan tarvita myös laajemmin. Yleensä projektin
lopputulos on jotain ainutlaatuista tai kertaluontoista, joten siihen liittyvä tieto pitää saada dokumentoitua myöhempää käyttöä varten.
9. Projektin viestinnän
Projektin onnistumisen yksi kulmakivi on projektiviestintä. Kerro, miten projektissa
viestitään eri osapuolten kesken ja kuvaa mahdolliset raportointitarpeet.
10. Projektin kustannukset
Projektiin sitoutuu aina myös kustannuksia, vähintään henkilöiden työaika. Mikäli
projekti on kustannuksiltaan isompi, budjetoi osakokonaisuudet ja tehtävät
esimerkiksi erottelemalla työtunnit, materiaaliostot, ulkopuoliset palvelut ja
matkakulut. Näistä saat laskettua koko projektin kustannukset aikatauluun sidottuna.
Näiden asioiden kirjoittaminen dokumentiksi on hyvä lähtökohta onnistuneeseen projektiin. Kun projektisuunnitelma on valmis, se jaetaan kaikille projektin osapuolille luettavaksi. Tämä on erityisen tärkeä vaihe, koska projektin onnistunut lopputulos on myös riippuvainen projektin osapuolten toiminnasta.
Projektisuunnitelma on projektin sääntökirja. Sitä voidaan päivittää projektin edetessä, mutta varsinaisia muutoksia sisältöön käsitellään erillisissä läpikäynneissä. Muutoksia ei siis tehdä ilman, että huomioidaan myös niiden vaikutukset projektin läpimenoon ja kustannuksiin. Muutosten jälkeen
muistetaan taas jakaa päivitetty projektisuunnitelma kaikille osapuolille.
Lue lisää projektinhallinnasta >>
Lataa opas toiminnanohjausjärjestelmä hankinnasta >>
