Digiloikkansa jo tehneet yritykset ovat oppineet, että rutiinien hoitamiseen ei kannata käyttää työaikaa. Tämä heijastuu digiaikaa elävän yrityksen kanssa samassa arvontuotantoketjussa oleviin yrityksiin, niin ketjun edeltävissä kuin seuraavissakin vaiheissa. Monesti ketjun loppupäässä oleva suuremman kokoluokan yritys sanelee ehdot, joilla heidän kanssaan saa käydä kauppaa. Ei ole pienemmän yrityksen elämä aina helppoa, ei. Mutta kun siihen kelkkaan lähtee, huomaa nopeasti, että tämä ei ollut ollenkaan huono kehitysaskel.
Kokonaisen arvontuotantoketjun rutiinien digitalisointi ei ole mikään mahdottomuus. Infrastruktuurin kehitys ja teknologian halventuminen ovat jo vuosia tarjonneet edullisia mahdollisuuksia siirtyä rutiinien suhteen seuraavaan sukupolveen ja korkeammalle tasolle. Vaikeinta on ryhtyä hommiin. Asia saattaa tuntua hankalalta siksi, että digitalisaation yleisnimellä on saatavilla monenlaista tuotetta ja palvelua aina infrastruktuurin kehittämisestä konsultointipalveluihin asti. Tietoa ja opastusta löytyy niin konsultointiyritysten tarjoamana kuin paikallisten koulutuskeskusten kurssitarjonnassakin. Jos tarjontaa tarkastelee kriittisesti, tulee helposti mieleen, että nyt ollaan liikkeellä asian itsensä takia ja koko homman tarkoitus on jäänyt jonnekin matkan varrelle.
Yrityksessä on järkevintä lähteä kaikessa liikkeelle siitä, mitä yrityksen asiakas tarvitsee. Tuossa aiemmin totesin, että isommat asiakkaat kertovat sen toimittajilleen joskus hyvinkin suorasukaisesti, joten sitä ei tarvitse edes kysyä heiltä. Muilta asiakkailta kannattaa kysyä suoraan, että miten voit palvella heitä paremmin. Se ei ole koskaan väärä lähestymistapa, koska sen kautta päästään käsiksi yhteen tämän hetken hittiasioista, eli asiakaskokemuksen kehittämiseen. Tämä tulee olemaan koko ajan suuremmassa roolissa myös yritysten välisessä kaupankäynnissä, vaikka hinta onkin aina se, mitä vastaan kaikkia tuotteen ja palvelun ominaisuuksia ja kokemuksia peilataan.
Arvontuotantoketjun digitalisointi on järkevää, jos kauppasuhteet ovat vakiintuneet, tai ne halutaan vakiinnuttaa. Tällöin toimitusketjussa liikkuva informaatio on enimmäkseen vakiintunutta, jolloin sen rutiininomainen käsittely voidaan digitalisoida ja monesti myös automatisoida. Jos siirrytään vähäksi aikaa pois näiden hienojen termien parista ihan konkreettisten asioiden pariin, voidaan käyttää esimerkkinä perusprosessia, jossa yksi taho myy ja toinen ostaa tavaraa.
Kuva: Digitaalinen perusprosessi
Kaikki prosessissa liikkuva informaatio on jo digitaalisessa muodossa, tai helposti muutettavissa digitaaliseksi. Tämän hyödyntäminen päivittäisten rutiinien automatisoimiseksi on helppoa, kunhan oikeat digityökalut ovat olemassa. Käynnistysvaiheessa tarvitaan jonkin verran työtä, mutta sen jälkeen informaation liikkuminen tapahtuu automaattisesti.
Kun mietitään prosessien digitalisointia, on helppo tyytyä taloushallinnon sähköistämiseen, koska sen toteuttaminen on arkipäivää lähes millä tahansa järjestelmätuotteella. Tähän liittyy kuitenkin yksi tärkeä asia, joka kannattaa ottaa huomioon. Taloushallinnon sähköistäminen kasvattaa erittäin harvoin yhtään mitään. Viimeisenä liikevaihtoa, paitsi jos kyseessä on tilitoimisto. Taloushallinto kuuluu yrityksen rahaprosessin piiriin (paitsi tilitoimistossa), joten se ei synnytä liikevaihtoa, vaan kustannuksia. Taloushallinnon digitalisoinnilla saadaan siis aikaan säästöjä, mutta kun yritys ei vaan kasva säästämällä, vaikka kuinka pinnistäisi. Prosessien digitalisoinnissa pitääkin laajentaa katsetta reaaliprosessin suuntaan, josta yritys saa liikevaihtonsa, ja jossa ovat kasvumahdollisuudet.
Pääasiassa tilausten käsittelyyn käytetyt EDI-sanomat ovat olleet käytössä jo yli 30 vuotta, mutta niiden käyttö on alkanut laajentua merkittävissä määrin PK-kokoluokan yrityksiin vasta nyt. Koska teknologia on vanha, sen toimintaperiaatteet on myös koeteltu perusteellisesti miljoonien välitettyjen tilausten muodossa. Käyttöönoton kustannus on ainakin Lemonsoftissa pystytty painamaan todella alas verrattuna 20 vuoden takaiseen aikaan, jolloin EDIn käyttöönotosta saatettiin veloittaa kymmeniä tuhansia euroja. Tämän hetkiset kustannukset ovat muutaman tuhannen euron luokkaa, joka maksaa itsensä takaisin jo yhden uuden asiakkaan muodossa. Moni suuri asiakas nimittäin vaatii tilausten sähköisen välitysmahdollisuuden jo yhteistyön käynnistysvaiheessa. Tämä takaa monesti myös tavallista suuremman asiakaskohtaisen myynnin, koska tilausprosessin automatisointimahdollisuutta pidetään tärkeänä osana logistiikkaa. Ja osa katteesta syntyy nykyään logistiikan tehosta.
Mutta takaisin asiakaskokemukseen, joka rakentuu pienistä palasista asiakassuhteen aikana, ja jo ennen sen alkamista. Toimittaja näyttää laadukkaammalta ja varmemmalta, jos pystyy tarjoamaan asiakkaalleen sähköisen ja automaattisen tilausprosessin heti asiakassuhteen alusta lähtien. Oikeanlaisen kumppanin kanssa palvelun tuottaminen on helppoa ja edullista. Asiakassuhteen aikana tulee tyypillisesti myös kaupankäyntiä koskevia muutostarpeita. Jos muutosten teko onnistuu aikataulun puitteissa, myös tämä lujittaa osaltaan asiakassuhdetta. Toimittaja myös näyttää nykyaikaiselta, kun nojautuu nykyaikaiseen teknologiaan. Kun tavaroiden toimittamisen jatkona on automatisoitu sähköinen taloushallinto, päästään käsiksi myös säästöihin. Rahan kiertäminen on varsinkin suuren volyymin kaupankäynnissä olennainen asia, tai liiketoiminta saattaa kärsiä.
Me Lemonsoftilla sähköistämme asiakkaittemme prosesseja jo yli 10 vuoden kokemuksella. Joka viikko vähintään yksi asiakkaamme siirtyy sähköisten tilausten käyttäjäksi ja siirtää paperit, sähköpostit, puhelintilaukset ja muut hidastavat tekijät historiaan. Tämä on myös meille palkitsevaa työtä, koska saamme kuulla loistavista onnistumisista suoraan asiakkailtamme. Tähän loppuun sopiikin muutama asiakkailtamme tullut kertomus digiaikaan siirtymisen vaikutuksista.:
- "Saimme uudelta asiakkaalta ensimmäisen viikon aikana yli 100 tilausta, keskiarvoltaan lähes 1000€. Saimme siis ensimmäisellä viikolla noin 100.000 euron lisäyksen liikevaihtoomme."
- "Kaksi asiakastamme on lisännyt tilauksiaan meiltä. Kumpikin on kertonut ensisijaiseksi syyksi sen, että kun tilausjärjestelmämme toimii sähköisiin tilauksiin siirtymisen jälkeen suoraan heidän logistiikkansa jatkona, on tilauksia helppo kohdistaa meille."
- "Pääsimme mukaan valtakunnallisen ketjun valikoimiin sillä, kun kysyimme Lemonsoftilta, että toimiiko ko. ketjun tilaukset suoraan Lemonissa. Saimme vastauksen sopivasti neuvottelujen aikana ja asiakas löi kättä päälle saman tien. Sähköiset tilaukset käytännössä ratkaisivat koko kaupan."
Lue lisää uuden toiminnanohjausjärjestelmän hankinnasta:
ERP hankintaopas >>
Lemonsoft on luotettava kumppani >>
