Alusta alkaen on hyvä saada selkeä käsitys siitä, millainen uusi toiminnanohjausjärjestelmäsi on. Näin varmistat, että saat mitä tilaat ja käyttöönotto sujuu yllätyksittä. Mitä paremmin tiedät jo alusta alkaen mitä ohjelmistolta haluat ja mitä se tarjoaa, sitä varmemmin lopputulos on tavoitteiden mukainen.
Hyvinä työkaluina nyky- ja tahtotilan kuvaamiseen ovat prosessikuvat päätoiminnoista. Päivitä tarvittaessa vanhoja prosessikuvia tai jos teet uusia, merkitse kuviin ne kriittiset osa-alueet, joille olet parannusta hakemassa. Saat itse näin hyvän käsityksen osa-alueista ja voit helposti kuvata nyky- ja tahtotilasi myyjälle sekä projektitiimille käyttöönotossa.
Tiedä mitä ostat. Tutustu ohjelmistoon, pyydä demoa myyjältä, tutustu referenssiasiakkaisiin ja valmiiseen aineistoon.
Kun ostopäätös on tehty, alkaa käyttöönottoprojekti, jonka aikana uusi ohjelmisto laitetaan käyttökuntoon ja opit sitä käyttämään. Lemonsoftin organisaatio on olemassa, jotta uusi ohjelmistosi on tukemassa yrityksesi menestystä nyt ja tulevaisuudessa. Lemonsoftin projektitiimin tarkoitus on auttaa yritystäsi kehittymään uuden toiminnanohjausjärjestelmänne käyttöönotossa. Projektipäällikkö opastaa ja ohjaa projektin osalta, sovellusasiantuntijat kouluttavat ja auttavat ohjelmiston käyttökuntoon saattamisessa.
Vaadi, että saat selkeän kuvan heti käyttöönottoprojektin alusta lähtien siitä, miten ohjelma tulee yrityksesi prosesseissa toimimaan. Näin voidaan heti projektin alussa huomioida haastavat ja kriittiset ratkaistavat asiat, joihin tulee paneutua syvällisemmin sekä määrittelyssä että koulutuksissa. Lemonsoftin perustoimintoihin voit tutustua itseopiskelumateriaalien kautta, mutta monimutkaisemmat kokonaisuudet vaativat koulutusta ja sovellusasiantuntijan osaamista.
Jos olet käyttöönoton aikana epävarma siitä, miten jokin asia uudessa järjestelmässä tulee toimimaan, selvitä asia heti. Muuten se saattaa jäädä käyttöönoton myöhemmälle puolelle ratkaistavaksi, kun ohjelmiston pitäisi jo pyörittää toimintaanne. Ohjelmistoissa on eroja ja uuteen siirtymisessä on aina osattava päästää vanhasta irti ja opetella uutta.
Mieti, miten yrityksessäsi asiat tulevaisuudessa tehdään helpommin, nopeammin ja tehokkaammin. Ole valmis johtamaan muutosta parempaan!
Ota henkilöstö ajoissa mukaan käyttöönottoon. Keskustele sisäisesti, jotta saat sitoutettua henkilöstösi käyttöönottoon. Selkeä tiedotus organisaatiolle, miten käyttöönotto etenee, taklaa monet ikävät yllätykset. Käyttöönoton hetkellä jokaisen tulisi olla tietoinen siitä, miten uusi ohjelmisto vaikuttaa omaan työhön. Näin myös jokainen voi omalta osaltaan tukea käyttöönotossa.
Tue projektitiimiäsi käyttöönotossa. Muutos alkaa ylhäältä ja vaatii koko organisaation tuen. Jaa vastuut toimintojen pääkäyttäjille ja delegoi tehtäviä, jotta asiat tulevat hoidetuksi. Varaa projektitiimillesi aikaa tehdä projektia. Ohjelmisto otetaan käyttöön yrityksesti tarpeita tukemaan, eikä kukaan muu sitä puolestasi voi tehdä. Mitä isompi yrityksesi on, sitä enemmän on tehtävää ja resursseja tarvitaan käyttöönottoon. Huolehdi, että projektiryhmään kuuluvilla pääkäyttäjillä on selkeä kuva tavoitteesta sekä valtuudet päättää, miten ohjelmistoa jatkossa tullaan käyttämään.
Jokainen yritys on erilainen ja vaatii siksi erilaiset asetukset järjestelmään, eikä kaikkeen ole aina oikopolkuja. Esimerkiksi rekistereiden vienti uuteen ohjelmaan on oleellinen osa ohjelmiston vaihtoa. Keskustele tiedon viennin mahdollisuuksista ja valmistele tieto, ettet vie vanhan järjestelmän sotkuja uuteen. Mieti, mitä tietoa pitää siirtää ja mille ei enää ole tarvetta tai minkä voi jättää vanhan järjestelmän raporteille talteen mahdollista tulevaa tarvetta varten.
Bonusvinkkejä:
Hyödynnä valmista itseopiskelumateriaalia. Se on tehokas keino päästä järjestelmän toimintojen käyttölogiikan kanssa alkuun.
Hyödynnä Lemonsoftin asiantuntijapalveluita. Lemonsoftilla me tuemme teitä sekä käyttöönotossa että sen jälkeen. Sovellusasiantuntija ja projektipäällikkö tulevat olemaan käytettävissänne koko käyttöönottoprojektin ajan ja tarvittaessa sen jälkeen, jotta saatte kaiken irti ohjelmistosta.
Käytön tehostaminen sekä uusien toimintojen ja ominaisuuksien käyttöönotto on helppoa, kun yhteyshenkilöt pysyvät samoina. Koulutuksien aikana ei aina huomaa kysyä ihan kaikkia kysymyksiä, mutta ne tulevat varmasti eteen, kun käyttöönotto on aloitettu ja vanha järjestelmä jäänyt taakse. Ota rohkeasti yhteyttä ja pyydä suoraan käytön tehostamiseen tukea projektipäälliköltä tai asiantuntijoilta.
Aloita nyt, ota yhteyttä Lemonsoftiin, niin olet jo matkalla paremman toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon!
