Hyvin tehty lomasuunnittelu tarkoittaa organisaatioissa resurssien mitoittamista oikea-aikaisesti niin, että henkilöstövajetta ei synny. Samalla työntekijöiden yksilölliset tarpeet pyritään huomioimaan mahdollisimman hyvin niin, että myös kustannukset pysyvät hallinnassa eikä yrityksen toiminta häiriinny lomien aikana. Onnistuneella lomasuunnittelulla työntekijöille taataan mahdollisuus levätä ja palata töihin virkein mielin, millä on merkittävä positiivinen vaikutus koko organisaation toiminnalle.
Tässä artikkelissa käsitellään lomasuunnittelun aiheuttamia haasteita sekä ratkaisuja niihin – myös ohjelmistojen avulla.
Esimiehillä ja HR-johtajilla tärkeä rooli lomasuunnittelussa
Lomien pitämättä jättäminen johtaa nopeasti stressiin ja uupumukseen, kun taas lomien huolimaton sijoittelu voi aiheuttaa lisätyötaakkaa ja paineita muille. Työnantajan tuleekin varmistaa, että henkilöstöllä on aito mahdollisuus lomailla lomakaudella: sijaisia on palkattu riittävästi, mahdolliset koulutukset on aloitettu hyvissä ajoin ja henkilöstön yksilölliset tarpeet on huomioitu reilulla tavalla.
Lisäksi resurssien suunnittelussa tulee huomioida sesonkivaihtelut ja ennakoimattomat tilanteet. Myös työkalujen ja niihin liittyvien prosessien on oltava kunnossa. HR-johtajalla ja esihenkilöillä onkin olennainen ja kokonaisvaltainen rooli lomasuunnittelussa.
Lomakaudet työllistävät erityisesti palkkahallintoa
Lomakauden aikana henkilöstöllä on oikeus pitää vuosilomiaan. Sen alkamisajankohta ja kesto ovat maa- ja organisaatiokohtaisia.
Lomat työllistävät yleensä yrityksen palkkahallintoa huomattavasti esimerkiksi seuraavin tavoin:
- Lomapäivät on laskettava tarkasti lomakausittain, jotta henkilöstöllä on mahdollisuus pitää lomansa oikea-aikaisesti.
- Lomapäivien hallinnassa on huomioitava erilaiset työaikamallit, yksilölliset tarpeet ja lain velvoitteet.
- Lomarahojen ja lomakorvausten laskeminen vaativat tarkkaa seurantaa ja hallinnointia, jotta henkilöstön palkat ovat oikein ja laskutettavat kustannukset selkeitä.
Avoin viestintä ja yhteistyö avaimia onnistuneeseen lomasuunnitteluun
Lomasuunnittelua voidaan lähteä ratkaisemaan esimerkiksi lomapäivien joustavalla käytöllä, työvuorojen suunnittelulla ja henkilöstön kouluttamisella. Erityisen tärkeää on varmistaa, että lomasuunnittelu on läpinäkyvää ja että henkilöstöllä on mahdollisuus vaikuttaa lomasuunnitteluun. Ratkaisujen löytäminen vaatii yhteistyötä HR-johtajan ja esihenkilöiden kanssa sekä avointa viestintää organisaation eri osien välillä.
Näin varmistetaan, että lomasuunnittelun haasteet ratkaistaan yhdessä ja että organisaatio voi hyötyä lomakauden tarjoamista mahdollisuuksista henkilöstön hyvinvoinnin ja tuottavuuden kannalta.
Lemonsoft tarjoaa sujuvia ratkaisuja ohjelmalliseen lomasuunnitteluun
Palkkahallinnon työtä helpottaa kaikki, millä saadaan vähennettyä prosessista manuaalista laskentaa. Lemonsoft tarjoaakin onnistuneeseen ja stressittömään lomasuunnitteluun seuraavia ratkaisuja:
Kellokortti – kätevä työkalu esimiehille ja henkilöstölle lomien suunnitteluun
Kellokortti on työajanseurantaohjelma, joka tarjoaa myös ratkaisun lomien- ja poissaolojenhallintaan. Ohjelmalla voidaan helposti hallita muun muassa henkilöstön lomapäiviä, lomaraha- ja liukumavapaita sekä muita yrityksessä käytössä olevia vapaita.
Järjestelmä osaa lomapäiväsäännöt ja laskee lomapäiväkertymät automaattisesti. Kalenterinäkymästä lomien ja muiden vapaiden merkitseminen on vaivatonta: työntekijä näkee helposti käytettävissä olevat lomapäivät ja suunnitelmien vaikutuksen lomakertymään. Lomapäivien hyväksyminen sekä hylkääminen tehdään ohjelmassa ja järjestelmän lähettämät automaattiviestit nopeuttavat ja helpottavat lomasuunnittelua.
Kellokortin Lomasuunnittelu-ominaisuus on erittäin hyödyllinen HR-johtajille ja esihenkilöille, jotka ovat vastuussa lomasuunnittelusta ja -hallinnasta. Ohjelman avulla voidaan varmistaa, että lomat on sijoitettu oikein ja että resurssitarpeet sekä työntekijöiden toiveet on huomioitu. Ohjelma näyttää reaaliaikaisesti käytössä olevat resurssit ja lomien sijoittumisen eri ajanjaksoille. Tämä auttaa esimiehiä mitoittamaan työtehtävät oikein loma-aikoina. Ohjelmassa voidaan määritellä lomien näkyvyys muulle organisaatiolle yrityksen käytäntöjen mukaisesti.
Kellokortin ratkaisuilla säästät aikaa ja vähennät manuaalisesti tehtyjä virheitä, mikä parantaa luonnollisesti organisaation tuottavuutta ja tehokkuutta.
LemonOnline HR-Kalenteri – ratkaisu ajanhallinnan ja lomasuunnittelun tehostamiseen
LemonOnline HR-kalenteri on osa Lemonsoftin monipuolista yritysohjelmistoa, joka tarjoaa ratkaisuja eri liiketoiminta-alueille. HR-kalenterin avulla hallinnoit helposti yrityksesi loma- ja poissaolotietoja.
HR-kalenterin avulla voidaan seurata henkilöstön lomapäiviä ja muita poissaoloja reaaliajassa. Henkilöstö voi itse hallinnoida omia loma- ja poissaolomerkintöjä sekä seurata käytössä olevien lomapäivien määrää. Nykyaikaisessa käyttöliittymässä on otettu huomioon niin selain- kuin mobiilikäytön asettamat vaatimukset, ja käyttö onnistuukin vaivatta esimerkiksi tabletilla.
Esihenkilöt saavat automaattisen ilmoituksen työntekijöiden tekemistä merkinnöistä, jonka jälkeen ne ovat käsiteltävissä helppokäyttöisen käyttöliittymän avulla. Hahmotat kaikki kalenteri- ja aikajananäkymistä tehdyt merkinnät ja niiden tilat tarkasti muun muassa värikoodien ja monipuolisten suodatustoimintojen avulla. Esihenkilöiden käsittelemät loma- ja poissaolotiedot ovat suoraan hyödynnettävissä esimerkiksi palkanlaskennassa.
LemonOnline-ohjelmiston avulla säästät aikaa ja parannat organisaatiosi tuottavuutta ja tehokkuutta. HR-kalenteri on ratkaisu ajanhallinnan ja lomasuunnittelun tehostamiseen.
Jos haluat lisätietoja Kellokortti- tai LemonOnline HR-Kalenteri -ratkaisuistamme, niin otathan yhteyttä!
Voit myös katsoa tallenteen Lomasuunnittelun webinaaristamme >>
Timur Karakan
Toimialajohtaja
044 516 2110
timur.karakan@lemonsoft.fi
