Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta tulotiedoille. Se sisältää kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot jokaisesta tulonsaajasta erikseen. Työnantajat tai muut suorituksen maksajat ilmoittavat tiedot 1.1.2019 jälkeen maksetuista ansiotuloista tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Muita suorituksen maksajia ovat esimerkiksi yhdistykset, säätiöt, yhtymät ja asunto-osakeyhtiöt.
Tulorekisteri korvaa palkkojen vuosi-ilmoitukset, jotka nykyisin annetaan Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, työttömyysvakuutusrahastolle ja työtapaturmavakuuttajille. Tiedot annetaan yhdellä ilmoituksella yhteen keskitettyyn rekisteriin eri viranomaisten tarpeita varten. Viimeiset palkkatietojen vuosi-ilmoitukset Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, työttömyysvakuutusrahastolle ja työtapaturmavakuutusyhtiöille annetaan vuodelta 2018.
Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat tehdystä työstä maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava.
Viimeiset palkkatietojen vuosi-ilmoitukset Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, työtapaturmavakuutusyhtiöille ja Työttömyysvakuutusrahastolle annetaan vuodelta 2018.
Huomaa, että
- tulorekisteriin ilmoitettavilla tiedoilla ei ole euromääräistä alarajaa
- matkakustannusten korvaukset on ilmoitettava, vaikka rahapalkkaa ei maksettaisi
- työnantajalle maksettuja korvauksia ei ilmoiteta
- työnantajan maksamat pääomatulot, kuten palkkasaatavan korot ja takausprovisiot on myös ilmoitettava.
Mitä tietoja tulorekisteriin ilmoitetaan?
Työnantaja tai muu suorituksen maksaja ilmoittaa maksetut palkat ja muut ansiotulot palkkatietoilmoituksella jokaisesta tulonsaajasta erikseen. Yhdellä ilmoituksella ilmoitetaan yhden tulonsaajan yhden maksukerran tiedot. Samalla ilmoituksella voi kuitenkin ilmoittaa samalle tulonsaajalle useita erilajisia tuloja, esimerkiksi rahapalkkaa, luontoisetuja ja kilometrikorvauksia.
Palkkatietoilmoituksella annettavat tiedot
- Yksilöinti- ja tunnistetiedot
- esimerkiksi tiedot tulonsaajasta ja maksajasta, palkanmaksukausi- ja päivä
- Palkat ja ansiotulot
- esimerkiksi erilaiset palkat, työaika- ja poikkeustilannekorvaukset sekä palvelussuhteen päättämiseen ja lomautukseen liittyvät korvaukset
- Erikseen ilmoitettavat tulolajit, jos niitä maksetaan
- esimerkiksi luontoisedut, kustannusten korvaukset, työ- ja käyttökorvaukset
- organisaation voitonjakoon perustuvat suoritukset
- vain ennakonpidätyksen alaiset suoritukset, työkorvaukset, urheilijalle maksetut suoritukset
- Palkasta vähennettävät erät
- esimerkiksi ennakonpidätys, lähdevero ja työntekijältä perityt sosiaalivakuutusmaksut
- Palvelussuhteen tiedot
- esimerkiksi palkkauksen tyyppi, muoto, kesto, yksikköhinta, viikkotyöaika, ammattiluokka
- Vakuuttamistiedot
- esimerkiksi eläkealan ja työtapaturmavakuuttajien vakuutusnumerot
- Poissaolotiedot
- esimerkiksi palkalliset ja palkattomat poissaolot sekä niiden syyt, palkallisen poissaoloajan palkka
- Perusteeton etu
- määrä ja mihin palkkakauteen ja tulolajiin perusteeton etu kohdistuu
- Takaisinperintä
- määrä ja mihin palkkakauteen ja tulolajiin takaisinperintä kohdistuu
Palkkatietoilmoituksella ei ilmoiteta esimerkiksi
- ammattiyhdistysjäsenmaksuja eikä työttömyyskassamaksuja
- puolueelle suoraan maksettavia luottamushenkilömaksuja
- arkaluonteisia poissaolon syytietoja
- suurinta osaa pääomatuloista, kuten korkoja tai osinkoja
- matka- ja majoittumiskorvauksia, jotka työnantaja on maksanut tositteen perusteella
- yrittäjän työtuloa, jos yrittäjä on vakuutettu yrittäjän eläkelain tai maatalousyrittäjän eläkelain mukaan.
Työnantajan erillisilmoitus
Työnantaja antaa tarvittaessa lisäksi työnantajan erillisilmoituksen tiedoista, jotka eivät kohdistu yksittäiseen tulonsaajaan. Erillisilmoitus annetaan, kun
- ilmoitetaan kyseisen kohdekuukauden aikana maksettujen työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärä ja siitä mahdollisesti tehdyt vähennykset
- maksaja kuuluu työnantajarekisteriin eikä palkkoja ole maksettu lainkaan kyseisen kohdekuukauden aikana (Ei palkanmaksua -tieto).
Tulorekisteriin ilmoitetaan sekä pakollisia että täydentäviä tietoja
Tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella ilmoitettavat tiedot voivat olla joko jokaisen ilmoituksen yhteydessä annettavia pakollisia tietoja tai täydentäviä tietoja. Täydentävät tiedot täsmentävät pakollisesti ilmoitettavia tietoja.
Pakollisia tietoja ovat esimerkiksi
- yksilöinti- ja tunnistetiedot, kuten palkanmaksukausi ja -päivä sekä tiedot suorituksen maksajista ja saajista
- osa palkkatietoilmoituksen tulolajeista (esimerkiksi luontoisedut ja kustannusten korvaukset) silloin, kun kyseisiä tuloja maksetaan
- rahapalkkojen ilmoittaminen vähintään yhteissummana (rahapalkkojen ilmoittamisen suppeampi tarkkuustaso).
Jos rahapalkat ilmoitetaan yhteissummana, osa tiedon käyttäjistä saattaa kuitenkin joutua kysymään tarkempia tietoja, sillä suppeammin ilmoitettuna tiedot eivät ole riittävän tarkkoja kaikille käyttäjille.
Täydentävät tiedot
Täydentäviä tietoja ovat esimerkiksi
- täydentävät tulolajit, kuten rahapalkkojen ilmoittaminen eritellysti (laajempi tarkkuustaso)
- muut lisätiedot, esimerkiksi tietyt palvelussuhdetta koskevat tiedot, poissaolotiedot sekä tulolajien ansaintajaksot.
Täydentävät tiedot on hyvä ilmoittaa tulorekisteriin mahdollisimman kattavasti, jotta kaikki tulorekisteristä tietoja saavat tiedon käyttäjät voivat hyödyntää tietoja tarvitsemallaan tarkkuudella. Täydentävät tiedot ovat esimerkiksi etuuksia myöntäville tiedon käyttäjille välttämättömiä tietoja etuuden myöntämisen tai maksamisen perusteeksi.
Kun työnantaja antaa tarvittavat täydentävät tiedot samassa yhteydessä maksamiensa palkkojen kanssa, jälkikäteen tehtävät selvitykset vähenevät. Jos tiedot jätetään ilmoittamatta, tiedon käyttäjät voivat joutua kysymään suorituksen maksajalta tietoja myöhemmin erikseen.
Lue lisää pakollisista ja täydentävistä tiedoista.
Rahapalkat voi ilmoittaa tulorekisteriin kahdella eri tavalla
Lemonsoft tukee ilmoitustapaa 2, jota tulorekisterihanke suosittelee käytettävän. Ilmoitustavalla 2 käytetään erillisiä, täydentäviä tulolajeja (rahapalkkojen ilmoittamisen laajempi tarkkuustaso). Näin ilmoitettuna palkka muodostuu ilmoitetuista tuloista eikä maksajan tarvitse laskea tuloja yhteen.
- Eritellysti ilmoitettuna tiedot ovat tulorekisterissä sillä tarkkuustasolla, jolla tiedon käyttäjät tarvitsevat tietoa.
Rahapalkkojen ilmoitustavoilla ei ole yhteyttä muihin täydentäviin lisätietoihin. Vaikka rahapalkat ilmoitetaan eritellysti (ilmoitustapa 2), työnantaja voi jättää muut lisätiedot antamatta, esimerkiksi poissaolotiedot tai tulolajien ansaintajaksot. Lue lisää rahapalkkojen ilmoittamisesta.
Milloin maksetut palkat ja muut suoritukset ilmoitetaan tulorekisteriin?
Rahana maksetut suoritukset
Ilmoita maksetut palkat tulorekisteriin viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.
- Suorituksen maksupäivä on se päivä, jolloin suoritus on saajan käytettävissä, esimerkiksi nostettavissa saajan tililtä (ns. palkkapäivä).
- Maksupäivän jälkeiseen viiden kalenteripäivän laskemiseen otetaan mukaan lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä, mutta jos ilmoituksen määräpäiväon lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä, tiedot voi ilmoittaa seuraavana arkipäivänä.
Jos saajalle maksetaan rahasuorituksen lisäksi myös muuna kuin rahana annettuja etuja
- ilmoita kaikki saajaa koskevat tiedot viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.
Muuna kuin rahana annetut edut ja suoritukset
Jos kyse on pelkästään muuna kuin rahana annetuista eduista tai suorituksista (esimerkiksi työntekijälle on annettu pelkästään luontoisetu, kuten asunto- tai autoetu, eikä lainkaan rahasuoritusta), ilmoita niitä koskevat tiedot tulorekisteriin kuukausittain, viimeistään edun saamiskuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.
Täydentävien tietojen antamisaika
Täydentävät tiedot on suositeltavaa antaa samanaikaisesti pakollisten tietojen kanssa aina, kun se on mahdollista. Tällöin tietoa tarvitsevien käyttäjien ei tarvitse pyytää täydentäviä tietoja myöhemmin erikseen.
Aina täydentävien tietojen ilmoittaminen ei onnistu samanaikaisesti pakollisten tietojen kanssa, esimerkiksi jos kyse on poissaolotiedoista, ja palkka maksetaan kesken palkkakauden. Edellisen palkkakauden poissaolot on hyvä ilmoittaa kuitenkin viimeistään kuluvan palkkakauden ilmoituksella, jotta tiedot olisivat käytettävissä ajoissa.
Tietoja voi ilmoittaa myös etukäteen
Tiedot maksetuista suorituksista voi ilmoittaa tulorekisteriin myös etukäteen (esimerkiksi suoraan palkka-ajosta), mutta aikaisintaan 45 päivää ennen maksupäivää.
Työnantajan erillisilmoituksen antamisaika
Työnantajan erillisilmoitus on annettava kuukausittain, viimeistään seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä, kun ilmoitetaan esimerkiksi kyseisen kohdekuukauden aikana maksettujen työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärä.
Virheellinen ilmoitus pitää korjata
Työnantajan tai muun suorituksen maksajan pitää korjata ilmoittamansa virheellinen tieto viipymättä sen jälkeen, kun se on huomattu. Jos tulonsaaja huomaa tiedoissaan virheen, hänen on pyydettävä korjausta suorituksen maksajalta.
Maksajan on korjattava alkuperäinen ilmoitus korvaavalla ilmoituksella. Korvaavalla ilmoituksella annetaan kaikki tiedot uudelleen eli uusien ja muuttuneiden tietojen lisäksi myös alkuperäisessä ilmoituksessa oikein olleet tiedot.
Korvaava ilmoitus pitää pystyä kohdistamaan alkuperäiseen, korjattavaan ilmoitukseen. Tämän vuoksi tulorekisterin tietojen korjaamisessa pitää käyttää ilmoitusviitettä, jolla korjaukset kohdennetaan oikeaan ilmoitukseen.
Tulonsaajalla voi olla samalla palkanmaksukaudella ja -päivällä useita voimassaolevia ilmoituksia. Uusi ilmoitus ei korvaa aiemmin annettua ilmoitusta.
Lue lisää tietojen korjaamisesta.
Kuinka kauan tiedot säilyvät tulorekisterissä?
Tiedot säilytetään tulorekisterissä 10 vuotta tiedon tallettamisvuotta seuraavan vuoden alusta lukien.
